Système de gestion des archives

Le système de gestion des archives intervient tout au long
de la chaîne de traitement matériel et intellectuel des archives
et tout au long de leur cycle de vie.

Fonctionnalités

CONTRÔLER 

  • Description et organisation des producteurs et services versants suivant la norme ISAAR(CPF)
  • Gestion des agents référents et producteurs
  • Définition des règles archivistiques grâce aux tableaux de gestion (DUA, modalités de tri, traitement final …)

COLLECTER

  • Intranet pour les services versants (rédaction de bordereaux et consultation des tableaux de gestion)
  • Contrôle et validation des bordereaux de versement et des bordereaux d’élimination
  • Gestion des entrées d’archives (versements, dépôts, dons legs …)

CLASSER

  • Description de tous types de fonds (archives suivant la norme ISAD(G),
    ouvrages et périodiques à partir de la norme ISBD …)
  • Indexation (utilisation de thésaurus et listes d’autorité)
  • Import d’archives numérisées (images, vidéos, sons)
    et liens avec les instruments de recherche
  • Cadres de classement réglementaires

CONSERVER

  • Gestion des espaces de conservation (vision en temps réel des magasins)
  • Récolement réglementaire
  • Traitement individuels ou en masse (suivi de l’état matériel des documents, gestion des opérations de restauration …)
  • Suivi des documents éliminables à terme

COMMUNIQUER

  • Gestion différenciée des communications suivant les profils des demandeurs (lecteur externe, agent …)
  • Circuit complet des communications (de la demande du document, à sa sortie des magasins jusqu’à leur réintégration)
  • Alertes en cas de retard de restitution d’un document

ADMINISTRER 

  • Gestion des comptes utilisateurs et des droits d’accès au logiciel suivant les profils
  • Paramétrages et activations de fonctionnalités (alertes emails, listes, formulaires de saisie …)
  • Statistiques et traçabilité suivant la norme Z42-013

Extensions

Les extensions permettent d’élargir le spectre fonctionnel de Mnesys et de proposer un système d’information archivistique complet intégrant les outils et fonctionnalités nécessaires au traitement des archives nativement numériques.

AS@LAE

Mnesys récupère les données du logiciel As@lae via un moissonnage qui suit le protocole OAI-PMH. Les archives électroniques issues d’As@lae et leurs métadonnées sont ainsi requêtables depuis Mnesys.

SAE

Mnesys propose un système d’archivage électronique complètement intégré au système de gestion destiné à la pérennisation des archives nativement numériques :

  • Collecte automatisée des archives électroniques (norme MEDONA)
  • Contrôle des versements à l’aide de profil d’archivage
  • Identification des formats à l’aide de la base PRONOM
  • Récupération des métadonnées techniques issues des fichiers
  • Enregistrement des métadonnées dans des formats standards (METS, PREMIS)
  • Pilotage de la migration de formats

VITAM

Mnesys récupère les données du logiciel Vitam via un moissonnage qui suit le protocole OAI-PMH. Les archives électroniques issues de Vitam et leurs métadonnées sont ainsi requêtables depuis Mnesys.

Que propose de plus Mnesys ?

Portail des publics

Favoriser l’appropriation des archives

Le portail des publics permet aux services d’archives publics de diffuser et valoriser leurs archives à tous les publics en personnalisant les modes d’accès selon leur profil.

Tableau de bord

Évaluer l’impact de l’activité

Le tableau de bord permet d’analyser les usages et les attentes des publics du service d’archives. Grâce à des indicateurs, il permet également de mesurer l’impact des actions du service d’archives sur sa collectivité et son territoire.

Vous souhaitez tester la solution Mnesys ?