Changer de logiciel d’archives : risque ou opportunité pour vos données ? (2/2)

Changer de logiciel d’archives : risque ou opportunité pour vos données ? (2/2)

La reprise de données est une étape crainte par un grand nombre d’archivistes lors d’un projet d’informatisation ou de réinformatisation. Les principaux risques sont la perte de données ou encore la détérioration de cette dernière. Malgré tout, cela représente plus une opportunité pour un service d’archives. Pour expliquer cela, nous avons interviewé Sandrine Grosbois, archiviste à la mairie d’Orvault.

La première partie était consacrée au contexte du projet. Dans cette deuxième partie de l’entretien, Sandrine Grosbois, accompagnée de Julien Couillard et Victor Gallion, consultants archivistes chez Naoned, revient plus en détail sur le déroulement du projet et ses différentes phases.

 

Durant la phase d’analyse de données, pouvez-vous m’expliquer comment s’est passée votre collaboration avec Naoned ?

Sandrine Grosbois. : Ce sont des échanges, énormément de communication, du temps, de la présence. La proximité géographique a fait qu’on a réussi à se voir plusieurs demi-journées lors de séances en face-à-face.

Julien Couillard : Oui, c’était vraiment de la transmission de connaissances, de données, de vocabulaire.

S. G. : Ca a vraiment été pour moi une mise en parallèle entre mes données – ce que j’avais et comment je m’en servais – et l’outil, la manière dont il pouvait reprendre ces données, comment on les appelle dans le logiciel et comment il fonctionne. C’est un temps super important parce que je n’avais aucune connaissance du logiciel avant. Par contre, j’avais une très bonne connaissance de mes données, je savais exactement ce que je voulais en faire. Donc c’était important de pouvoir communiquer parce qu’on a vraiment chacun notre langage. Du coup, on s’est aperçu à plusieurs reprises qu’on avait l’impression de parler de la même chose alors qu’on parlait de choses différentes.

J. C. : A chaque atelier, on prenait des notes de nos échanges et on les mettait dans un compte-rendu, histoire de les garder en mémoire d’une fois sur l’autre.

 

A quelle fréquence avaient lieu ces ateliers ? Combien y en a-t-il eu ?

J. C. : Je ne me souviens plus précisément du nombre, mais on essayait de se voir au moins une fois tous les quinze jours. La reprise de données s’est étalée sur quatre mois au total. Donc les deux premiers mois, on a essayé de se voir environ quatre ou cinq fois avec, en aboutissement, le dossier d’analyse.

S. G. : Oui, c’est ça. Cinq ou six ateliers sur des demi-journées. Ca a été cadré et on a été assez exigeant sur le planning. On a signé fin février et on voulait qu’avant l’été, ça soit bien avancé.

 

Sans cette proximité géographique, comment procéder à cette phase d’analyse de données ?

J. C. : Des réunions par échange téléphonique. On peut citer le service des archives de Boulogne-Billancourt avec lesquels on a organisé des ateliers hebdomadairement. On évite au maximum de le faire par e-mail. C’est simple, depuis que je suis à Naoned, je n’ai jamais connu une reprise de données qui se résume simplement à des échanges de mails.

S. G. : Les mails, c’est insuffisant. Je repense à ce document de pré-analyse. Si j’avais été seule à le remplir de mon côté ça aurait été compliqué, alors qu’il est super important pour que les phases suivantes de la reprise se passent sans accroc. Il est écrit avec les mots du prestataire. Il est tourné vers ce que Naoned a besoin de savoir sur les données que je lui donne pour après pouvoir les utiliser et les importer. C’est là où il est important d’expliquer le vocabulaire. Les mails ne suffisent pas.

 

“Il est important d’être dans un contexte de confiance avec le prestataire.”

 

Comment s’est passée la phase de recette une fois les données réinjectées dans Mnesys ?

S. G. : J’ai repris le dossier d’analyse et j’ai vérifié point par point. On a fait une séance ensemble et ensuite j’ai continué et complété cette validation de recette.

J. C. : On vous avait également transmis le cahier de recette.

Victor Gallion : C’est un document qu’on transmet et qui est assez important parce qu’il recense des cas de test qui correspondent à ce qui a été marqué dans le dossier d’analyse. Cela n’empêche pas d’aller vérifier ailleurs dans le logiciel si les règles de traitement correspondent à ce qui a été marqué dans le dossier d’analyse.

S. G. : La phase de validation est compliquée parce qu’il y a toujours une peur d’avoir oublié quelque chose. En fait, on ne peut absolument pas tout vérifier, c’est impossible. On est obligé de faire des tests et des échantillonnages. C’est un moment qui n’est pas évident,   il y a forcément des choses qu’on ne voit qu’après quelques temps d’utilisation. Il est donc important d’être dans un contexte de confiance avec le prestataire, savoir qu’on peut revenir vers lui quelques jours, semaines ou mois après, qu’on soit conscient qu’on ne peut pas tout vérifier, tout valider. C’est d’ailleurs ce qu’il s’est passé sur certaines choses où nous avons eu besoin de revenir dessus, et ça s’est pas bien passé, il n’y a pas eu de souci.

 

Et aujourd’hui êtes-vous satisfaite de la qualité des données dans votre logiciel ? La transition avec Alexandrie s’est-elle bien passée ?

S. G. : Je ne suis pas du tout retournée vers l’ancien outil. De toute façon cela a été assez simple : en décembre – 4 mois plus tard – on a supprimé Alexandrie 6 parce qu’on a changé d’environnement et qu’on ne pouvait plus le maintenir. En terme d’utilisation au quotidien je suis passée directement à Mnesys. Après, la prise en main du logiciel prend quelques mois., Qquand j’avais des questions je suis passée directement par le service support et. Ll’apprentissage a continué au fur et à mesure. Je n’ai pas eu blocage ou de retour en arrière. L’accompagnement du service support de Naoned ? Il est super important parce qu’on ne prend pas en main le logiciel pendant les trois mois de phase de recette. Donc les réponses de l’équipe support de Naoned ont été importantes. Et le fait que ça soit des archivistes au téléphone c’est vraiment bien.

 

Aujourd’hui est-ce-que vous recommanderiez Mnesys ?

S. G. : Oui, oui, bien sûr. C’est un outil intéressant. Il est organisé, et c’est d’ailleurs comme ça que vous le vendez, pour suivre les préconisations du SIAF (Service Interministériel des Archives de France, ndlr), les circulaires ou les procédures archivistiques le plus fidèlement possible. Ça allait dans mon sens, ça m’a permis de professionnaliser encore plus ma mission, avec un outil métier spécialisé. Mais c’est un outil de gestion des archives à adapter à la taille du service. Moi, par exemple, il y a plein de choses qui sont hypers intéressantes et dont je vois l’intérêt pour les grands services mais que je n’utilise pas parce que je suis la seule archiviste dans la commune.

 

Un grand merci à Sandrine Grosbois pour sa disponibilité. 

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