Changer de logiciel d’archives : risque ou opportunité pour vos données ? (1/2)

  • Rédigé par Naoned
  • Le 22 août 2018
  • Dans Archives
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La reprise de données archivistiques est une étape primordiale dans un projet d’informatisation ou de réinformatisation d’un service d’archives. La principale crainte d’un service d’archives qui change de logiciel est la perte de données. C’est en fait une opportunité unique pour améliorer la qualité de ses données.

 

En 2017, la mairie d’Orvault a décidé de confier à Naoned le remplacement du logiciel Alexandrie et la migration de ses données vers le logiciel Mnesys. Sandrine Grosbois, archiviste à la mairie d’Orvault, a accepté de revenir sur le sujet avec Victor Gallion et Julien Couillard, consultants archivistes chez Naoned.

 

Pouvez-vous nous présenter votre service et sa place au sein de la collectivité ?

Sandrine Grosbois : Mon service s’appelle « Gestion de l’information ». Nous avons pour mission la gestion des archives municipales, mais aussi la gestion du courrier, de la revue de presse et les navettes inter-services. Il est placé au sein de la direction des finances et des affaires juridiques, qui n’est pas du tout une direction culturelle, mais plutôt une direction ressources administratives (finances, marchés, juridiques,…).

 

Quel était le contexte du projet ? Comment êtes-vous parvenus à envisager l’achat d’un nouveau logiciel de gestion d’archives ?

S. G. : Au sein du service gestion de l’information, on avait un logiciel de GED qui s’appelle Alexandrie 6 et et dont l’objectif au départ était de gérer les abonnements, les achats d’ouvrages, etc. Puis on a acheté le module « Gestion des archives » et on est resté sous ce logiciel pendant une dizaine d’années. L’éditeur du logiciel Alexandrie a fait évoluer son produit en version 7, nous l’avons acheté pour la documentation et le courrier mais pas pour le module « Archives ». On a décidé de faire l’achat d’un logiciel métier plus élaboré en 2016.

 

Pourquoi changer ?

S. G. : Quand on a acheté le module de gestion des archives d’Alexandrie 6, le service était composé d’une seule personne qui traitait à la fois les archives, la documentation et le courrier. Il était plus simple d’avoir un seul outil. Ensuite, le service a évolué en nombre de personnes et en activités, plus techniques. Donc le besoin en outil métier a évolué aussi.

 

“Il y avait pour objectifs de reprendre un maximum de données mais également de les restructurer.”

 

Pourquoi avez-vous choisi Mnesys plutôt qu’une autre solution ?

S. G. : On a fait un appel d’offre pour le marché public, avec un cahier des charges assez précis. On avait une vision assez précise de ce qu’on voulait, notamment sur les archives numériques. Il se trouve que seul Naoned a répondu à notre marché et que la solution qui nous a été proposée nous convenait et répondait à notre besoin.

 

Au début du projet, quels objectifs vous étiez-vous fixés quant à la phase de reprise de vos données : récupérer le maximum de données, améliorer la qualité des données, restructurer vos données… ?

S. G. : Il y avait plusieurs choses. Effectivement nous voulions récupérer un maximum de données présentes dans l’ancien logiciel de gestion d’archives. On voulait, à l’occasion de cette migration, réfléchir à les structurer autrement pour qu’elles s’adaptent mieux à nos objectifs pour une meilleure responsabilité des archives. Avec le logiciel Alexandrie 6, on a saisi les données au fur et à mesure en essayant de s’adapter au logiciel. Là, on voulait réfléchir d’abord à nos process et à nos actions en même temps qu’adapter un logiciel à nos besoins. Donc, il y avait pour objectifs de reprendre un maximum de données mais également de les restructurer.

 

De quelle manière Naoned vous a aidés à atteindre ces objectifs ?

S. G. : Clairement Naoned est arrivé avec une vision archivistique, spécialiste du métier, ce que nous en petite commune n’avons pas forcément, en tout cas en terme de moyens. Naoned est arrivé avec un outil et des réflexions purement archivistiques qui m’ont permis de recadrer ce que je faisais déjà mais d’une autre manière.

Victor Gallion : La reprise de données ce sont des fichiers sources qu’on nous envoie, ou des échantillons tout du moins, et pour lesquels on réfléchit sur la manière de les intégrer dans le logiciel de façon « archivistiquement » crédible. Tout ça s’effectue sous la forme d’échanges.

 

Retrouvez la suite de cet entretien en cliquant sur ce lien. Sandrine, Julien et Victor abordent le projet et ses différentes phases plus en détail.

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