Comment les archivistes chez Naoned analysent vos données ?

  • Rédigé par naoned
  • Le 24 octobre 2017
  • Dans Archives
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Dans un projet de changement de logiciel, la face cachée de l’iceberg ce sont les données. Saisies depuis plus de 20 ans par des personnes différentes, dans de multiples outils (fichiers Excel, logiciel “maison”, base de données propriétaire …), leur récupération est primordiale pour assurer la continuité du service.

 

Le rôle essentiel de l’archiviste de Naoned

Chez Naoned, nous pensons que la condition numéro une pour assurer une reprise de données de qualité, c’est une collaboration étroite entre le service des archives et les archivistes de Naoned. En effet, comment un service archives peut se faire comprendre par un prestataire informatique autrement qu’avec une personne qui parle le même vocabulaire ?

 

La pré-analyse : les fichiers peuvent-ils être repris tels quels ?

Avant d’entrer dans le vif du sujet, une étude rapide de l’existant va permettre à l’archiviste de Naoned de dresser la liste exhaustive des fichiers à reprendre et de comprendre la manière dont le service des archives les a utilisés.

Julien Couillard et Victor Gallion, archivistes chez Naoned, nous expliquent :

  • “On s’assure que toutes les informations sont bien présentes. Exemple : un fichier historise les consultations en salle de lecture mais les cotes communiquées ne sont pas mentionnées, dans un autre fichier les liens entre les indexations et les notices sont absents, etc.”
  • Dans le cas spécifique des fichiers XML où des balises contiennent des valeurs chiffrées, on demande une table de concordance pour comprendre la relation entre la valeur et la donnée intellectuelle.”
  • Dans le cas d’un fichier tableur type Excel, on contrôle que chaque colonne dispose d’un intitulé précis (titre, cote, dates …)”
  • On vérifie que les données sont saisies de manière unifiée. L’exemple des dates et des cotes est le plus parlant car il existe milles et une façon de les saisir : “75” pour 1975, “1980-90”, “sd-1995”, “[ca 1983-1991]”, 24W1-19bis, 12FI4, 8°5478 (utilisation de caractères spéciaux) …”

A partir de cette pré-analyse, l’archiviste de Naoned présente les modifications à apporter.

 

L’analyse en tant que tel : comment les fichiers seront-ils repris dans le nouveau logiciel ?

Une fois la pré-analyse réalisée, une analyse intellectuelle plus poussée va permettre à l’archiviste de Naoned d’établir plusieurs niveaux de reprises suivant les fichiers et les attentes du service des archives :

 

1. Faire correspondre les champs du fichier d’origine avec les champs de Mnesys

Les champs du fichier d’origine (exemples) Les champs adéquates dans Mnesys (exemples)
“Titre” →   “Intitulé/Analyse
“Dates extrêmes” “Période”
“Description” “Présentation du contenu”
“Index lieu” “Descripteur Lieux”


2. Répartir les données du fichier dans les différents modules fonctionnels de Mnesys

Dans l’exemple d’un fichier de dossiers de personnels, nous allons récupérer plusieurs informations pour en créer d’autres :



3. Mettre en place des règles de traitement

Par exemple dans un fichier tableur type Excel, les champs contenus dans les colonnes “numéro de versement” et “série” seront fusionnés par Naoned pour créer des numéros de versement uniques.

 

A lire : Ouverture des données sur le web : sécurisez votre système d’information

 

La phase d’analyse fait l’objet de deux livrables ayant des visées différentes :

  • Un rapport complet d’analyse qui récapitule les fichiers à reprendre, les concordances réalisées et les règles de traitement à mettre en place. Ce rapport répond à un enjeu essentiel pour le service des archives : comprendre la façon dont ses données seront reprises dans Mnesys pour mieux se projeter.
  • Un cahier de recette qui liste des cas de tests à réaliser. Exemple : “est-ce que le champ ”Titre” de mon fichier initial dossiers_personnels_2009.xml est bien repris dans le champ “Intitulé/analyse” de Mnesys ?”. Il répond au deuxième enjeu pour le service des archives : s’assurer que les données livrées par Naoned sont conformes à ses attentes.

 

Durant les phases de pré-analyse et d’analyse des données, on comprend que l’échange entre personnes issues du même métier est la clé de la réussite.

  • Pour le service des archives, cette collaboration permet de faire comprendre la structuration des données et les pratiques du service.
  • Pour l’archiviste de Naoned, il s’agit d’une part, de partager son expérience de reprise de données dans d’autres services et d’autre part, la connaissance du logiciel en adéquation avec la réglementation archivistique.

 

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