Comment bien démarrer votre projet informatique avec nos archivistes ?

Découvrez comment nos archivistes vous accompagnent durant votre projet informatique et les bénéfices que vous pouvez en tirer dans votre service d’archives.

Ça y est, le budget est validé, le projet est lancé : la commune acquiert cette année un nouveau logiciel de gestion d’archives. Les principales prestations à réaliser pour mettre en oeuvre le logiciel sont planifiées : installation, paramétrage de l’outil, reprise des données, formation des utilisateurs…

Pour mener à bien ce projet, le service des Archives communales doit au préalable :

• Disposer de procédures archivistiques claires afin de faire les bons choix de paramétrages de l’outil ;
• Bien connaître les données à reprendre pour être en capacité de valider leur intégration dans les différents champs et modules du nouveau logiciel ;
• Avoir les compétences archivistiques minimales car la formation à un logiciel n’est pas, en soi, une formation archivistique.

Mais la réalité est souvent différente :

• L’archiviste est seul pour mener ce projet ou, s’il travaille dans une équipe constituée, certains de ces collaborateurs (parfois non archivistes), sont réfractaires aux outils informatiques ou au changement de logiciel
• Les procédures archivistiques sont en cours d’élaboration auprès des services
• Les données ont été enregistrées dans plusieurs bases différentes, parfois même dans des logiciels qui ne sont plus maintenus, et/ou saisies par des personnes qui ont quitté la commune !

Ajoutées à cela, les activités quotidiennes du service des archives qui continuent le temps du projet informatique : sensibiliser les services versants, répondre aux demandes des publics, déménager un local encombré, traiter les versements et les opérations de destruction, etc. Autant de problématiques qui peuvent inquiéter les archivistes des communes à mener un projet informatique !

C’est pour répondre à cette réalité “terrain” que Naoned a toujours fait le choix de mettre à disposition de ses clients une équipe d’archivistes, ayant travaillé auparavant dans des services archives : ils sont donc en capacité de comprendre ces problématiques et de proposer l’accompagnement sur mesure.

Comment un projet informatique d’archivage électronique fonctionne ?

Dès le démarrage du projet, l’archiviste de Naoned réalise une étude rapide de l’existant afin de comprendre le fonctionnement, les contraintes et les problématiques du service archives et les enjeux du projet. De cette façon, les actions prioritaires à mener par Naoned sont bien identifiées.

A titre d’exemple : dans un service d’archives communales en cours de professionnalisation et souhaitant définir une politique de collecte auprès des services, l’archiviste de Naoned axera son accompagnement sur l’échange et la sensibilisation des services aux bonnes pratiques archivistiques :

• Méthodologie pour l’élaboration des tableaux de gestion ou encore d’un guide de bonnes pratiques
• Création de bordereaux de versement personnalisés pouvant s’adapter aux documents produits par chaque service afin de conserver un vocabulaire déjà existant
• Sessions d’accompagnement des services versants à l’utilisation de l’intranet du logiciel archives : saisie de bordereaux, recherche dans les fonds d’archives, demandes de consultation de documents…

Et pourquoi pas, rappeler à chaque service leur responsabilité vis-à-vis des documents qu’ils produisent !

Leurs conseils ont un intérêt sur toutes les étapes de traitement des archives, comme par exemple pour sensibiliser au travail de classement des documents d’archives ou à la mise en place d’une politique de conservation des fonds.

D’où l’importance de mettre à disposition de nos clients des archivistes ! Non seulement pour assurer la réussite du projet informatique, mais plus globalement pour permettre la mise en oeuvre ou l’amélioration des procédures et des circuits d’échanges avec les publics du service des archives communales.