Les 7 clés d’un cahier des charges réussi !

Vous avez pour projet d’acquérir un logiciel pour votre service d’archives ? Le cahier des charges en sera une étape importante. Il vous permettra de clarifier votre besoin et surtout d’aider les éditeurs à mieux y répondre. 

Forts de l’informatisation de plus de 150 services d’archives et de 15 ans d’expérience dans la réponse à des appels d’offres, nous vous dévoilons 7 conseils pour mieux rédiger votre cahier des charges.

1/ Un  logiciel pour quels objectifs ?

Avant toute chose, il est primordial de clarifier les objectifs du projet et d’évaluer l’apport de l’acquisition d’un logiciel pour le service d’archives et votre organisation. 

En introduction vous expliquerez par exemple pourquoi votre service a besoin de ce/ces logiciel(s), les objectifs et apports du projet, ce que vous attendez de cette informatisation, quelles difficultés vous rencontrez actuellement et en quoi le logiciel y répondra. N’hésitez pas à démontrer également ce que cette informatisation apportera plus largement à votre collectivité, votre établissement ou votre entreprise. Cette réflexion pourra vous aider à soutenir le projet en interne lors du débat d’orientation budgétaire.

2/ Votre contexte en quelques mots

Récapitulez votre contexte ainsi que le périmètre attendu de façon synthétique : 

• Périmètre de votre projet d’informatisation : reprise de données, hébergement, périmètre de la chaîne de traitement archivistique, salle de lecture, archivage électronique, diffusion des fonds sur Internet etc.
• Votre service : utilisateurs du logiciel, équipements actuels, type de fonds d’archives, volumétrie d’archives numérisées et d’archives électroniques etc.
• Les services transverses potentiellement utilisateurs : services versants, producteurs et autres services utilisateurs (bibliothèque…).

3/ Pensez “besoin” et non “solution”

Un cahier des charges traduit principalement l’expression de vos besoins ainsi que l’usage qui sera fait du logiciel. En aucun cas il énonce des spécifications techniques ou fonctionnelles. En effet, c’est bien à l’éditeur de vous apporter ces solutions en fonction des besoins préalablement exposés.

Donc plutôt qu’une liste de fonctionnalités, énumérez vos besoins fonctionnels.

4/ Bannissez l’inventaire à la Prévert

Afin d’éviter cet écueil trop souvent rencontré, focalisez-vous sur l’essentiel et mettez l’accent sur vos besoins les plus pertinents : de quoi avez-vous vraiment besoin pour réaliser vos tâches quotidiennes et toutes les missions liées à votre métier d’archiviste au sein de cette collectivité ? 

Vous pouvez préciser dans un second temps vos besoins optionnels en utilisant des tournures de phrase telles que : pourrait intégrer, serait apprécié, pourrait éventuellement, idéalement… 

Enumérer de multiples fonctionnalités (qui finalement ne correspondent ni à votre périmètre initial, ni à vos réels besoins) dans un simple but de comparaison des offres vous fera au contraire perdre de vue ce qui a vraiment de la valeur pour votre projet.

5/ Imposer trop de contraintes techniques n’est pas un gage de fiabilité

Autre écueil à éviter : vouloir imposer trop de contraintes techniques en imaginant qu’elles seront un gage de fiabilité et de sécurité pour la suite. 

Vous devez porter à la connaissance des éditeurs les éléments techniques liés à vos serveurs et vos postes de travail. Vous indiquerez également votre choix en matière d’exploitation et d’hébergement (hébergement chez l’éditeur ou on premise). Mais vous n’avez pas besoin d’en dire beaucoup plus. Laissez aux éditeurs la possibilité de vous proposer leurs solutions et donc de vous faire bénéficier de leur expertise.

Gardez également en tête que lorsque vous achetez un logiciel, vous faites l’acquisition d’un outil basé sur des socles techniques qui devront être capables d’évoluer pendant des dizaines d’années ou plus. C’est en tous cas ce que vous êtes en droit d’attendre d’un éditeur.

C’est à l’éditeur de vous apporter cette réponse en vous présentant notamment le cycle de versions de ses logiciels inclus dans le contrat de maintenance.

6/ Communiquez vos données

Vous avez un projet de reprise de données ? Si oui, il est indispensable d’échanger longuement avec les éditeurs en amont de l’envoi du cahier des charges et de leur permettre d’étudier vos données. 

Soyez transparents, ils ont l’expérience pour vous conseiller et vous apporter la solution la plus optimale. En tant qu’éditeur de logiciels dédiés aux archives, Naoned a par exemple des consultants archivistes qui analysent vos données et jaugent le potentiel d’automatisation. Ce qui permet d’estimer d’une part la faisabilité, et d’autre part le temps et donc le budget nécessaire à la reprise de vos données.

En annexe de votre cahier des charges, transmettez l’ensemble des fichiers à reprendre (et non un échantillon).

Sans ces données, il est impossible d’évaluer l’ensemble des cas de structures de données et de la qualité intrinsèque de celles-ci. Or, si vous exigez des éditeurs un prix forfaitaire et un engagement de résultat pour la réalisation de cette prestation, il est normal de leur laisser la possibilité de juger sur pièces.

Concernant la confidentialité autour de ces données, vous pouvez ajouter dans votre règlement de consultation que vous attendez des candidats un engagement sur l’honneur à ne faire aucun traitement sur ces données en dehors de la consultation, et qu’elles soient supprimées à l’issue de la consultation.

7/ Échangez avec les éditeurs

Un acheteur doit avoir une vision claire du marché, des logiciels et des services proposés par les éditeurs. Avant, pendant et après la rédaction de votre cahier des charges, n’ayez pas peur d’échanger non seulement avec vos pairs, mais également avec les éditeurs eux-mêmes. 

Le code de la commande publique est très clair sur ce point, il permet les échanges entre acheteurs et opérateurs économiques, quelle que soit la procédure d’achat choisie et à n’importe quelle étape de la consultation. Échanger avec les candidats pendant la consultation n’est donc non seulement pas interdit, mais relève même d’une bonne pratique en termes d’achat public. 

Plus vous êtes transparent, mieux les éditeurs comprendront votre besoin et plus les solutions proposées seront pertinentes. 

Ces échanges vous permettront également d’acquérir une meilleure perception de l’expertise, de la qualité de service et de l’accompagnement proposé par les éditeurs en phase d’acquisition et d’exploitation. En effet, vous choisissez un outil mais également un éditeur avec lequel la relation de confiance sera tout aussi importante que le logiciel dans la durée.

Si vous avez des questions, nos équipes sont à votre écoute.