Marché ou accord-cadre, quel contrat choisir ?

Chez Naoned, 80% de nos clients sont des acheteurs publics. Le choix de la procédure d’achat est une problématique que nous rencontrons quasi systématiquement. Il nous semblait donc intéressant de vous apporter un éclairage sur ce sujet.

“Je souhaite faire un marché pour l’acquisition d’un logiciel”. Cette phrase que nous entendons souvent, met en évidence l’amalgame entre le marché qui est une procédure d’achat de la commande publique ou le marché qui est une forme de contrat conclu entre l’acheteur et l’éditeur. Afin d’éviter les incompréhensions, il est bon d’utiliser des termes plus précis, que nous vous détaillons ci-dessous.

Les procédures de consultation

Il existe différentes procédures de consultation pour la commande publique : 

• consultation avec publicité et avec mise en concurrence (appel d’offres ou MAPA),
• consultation sans publicité et avec mise en concurrence restreinte,
• procédure négociée sans publicité ni mise en concurrence,

Le choix de la consultation dépend du montant total estimé du contrat. S’il est inférieur à 40 000€ HT, il est possible de réaliser une procédure négociée sans mise en concurrence.

Dans tous les cas, quel que soit le montant (inférieur ou supérieur à 40 000€ HT) vous pouvez éviter des procédures administratives plus ou moins lourdes en passant commande via la centrale d’achat public UGAP.

Retrouvez notre infographie sur les seuils de marchés en cliquant ici.

Toutes ces procédures de consultation nécessitent d’établir un contrat entre votre organisation et l’éditeur. Ce contrat peut prendre principalement deux formes : 

• le marché,
• l’accord-cadre à bons de commande

Les formes de contrat

Le marché

L’article L1111-1 du CCP définit le marché comme un contrat conclu par un ou plusieurs acheteurs avec un ou plusieurs opérateurs économiques, pour répondre à leurs besoins en matière de travaux, de fournitures ou de services, en contrepartie d’un prix ou de tout équivalent.

Un marché est un contrat, c’est-à-dire un accord de volontés entre deux ou plusieurs personnes destiné à créer, modifier, transmettre ou éteindre des obligations.

Ce contrat définit :

• votre besoin métier (ce qui vous est nécessaire et/ou désiré),
• les quantités,
• la durée. 

Ce besoin que vous allez exprimer, cadre à la fois la prestation qui devra être exécutée dans sa totalité par l’éditeur et le montant global fixe et ferme que vous devrez à l’éditeur (s’il est forfaitaire). Ce montant correspond au budget que vous aurez obtenu de votre collectivité.

Ce type de contrat permet tout de même d’intégrer un éventuel futur besoin en option au marché : c’est la tranche optionnelle. Vous ne vous engagez ni financièrement, ni contractuellement sur cette option. En revanche, cela vous donne la possibilité plus tard de faire une demande de budget puis passer commande sans réitérer les procédures administratives de la création d’un nouveau marché.

Par exemple, en préparant votre marché pour l’acquisition d’un système d’information archivistique (SIA), vous pouvez ajouter en tranche optionnelle à ce marché : l’acquisition d’un portail de valorisation, une option archivage électronique etc… 

L’accord-cadre à bons de commande

Il définit :

• votre besoin métier
• la durée 

Mais pas la quantité, à la différence du marché (ci-dessus). 

Le 1°de l’article L2125-1 du CCP dispose que l’acheteur peut, dans le respect des règles applicables aux procédures, recourir à la technique d’achat de l’accord-cadre, qui permet de présélectionner un ou plusieurs opérateurs économiques en vue de conclure un contrat établissant tout ou partie des règles relatives aux commandes (bons de commande ou marchés subséquents) à passer au cours d’une période donnée.

Il cadre lui aussi votre besoin initial, mais vous permet en plus d’établir les règles pour les futures commandes à passer pendant la durée du contrat sans avoir à déterminer en amont les quantités. 

En effet, vous listez dans un bordereau de prix unitaires (BPU) les produits et prestations dont vous pourriez avoir besoin (comme une sorte de catalogue). Vous vous donnez ainsi la possibilité de commander ou non les lignes inscrites dans ce BPU pendant la durée du contrat. 

Depuis 2021, il vous faut néanmoins anticiper la valeur estimée du besoin en prenant en compte la valeur maximale estimée de l’ensemble des marchés à passer ou des bons de commande à émettre pendant la durée totale de l’accord-cadre (même si au final pendant la durée du contrat vous n’atteignez pas ce montant).

Selon ce que propose le catalogue de l’éditeur, vous pouvez anticiper par exemple la formation de futurs collègues ou une formation de perfectionnement, une volumétrie de données supplémentaires à héberger, l’acquisition d’une option ou d’un autre logiciel (par exemple un portail de valorisation), des frais de migrations à de futures versions du logiciel…

Quel contrat choisir ?

En résumé, pour choisir le type de contrat qui serait le plus judicieux dans votre cas, vous devez vous poser une simple question : “Aurons-nous besoin, à moyen terme, d’un périmètre fonctionnel et/ou technique plus large que celui exprimé aujourd’hui ?” 

Si la réponse est non, que votre besoin est précis et qu’il a peu de chances d’évoluer, le marché est alors le contrat le plus simple à mettre en place. 

En revanche, dès lors que l’acquisition du logiciel s’inscrit dans un projet au périmètre potentiellement plus large et évolutif, nous vous conseillons fortement de réaliser un accord-cadre à bons de commande.