Comment BNP Paribas valorise ses ressources patrimoniales avec Mnesys ?
Témoignages et références
En 2012, BNP Paribas choisi Mnesys Archives pour mettre en place un système de gestion des ressources dans un but de décrire, organiser et stocker le patrimoine de BNP Paribas au plus près des normes archivistiques.
Roger Nougaret, alors responsable Archives et Histoire Groupe de BNP Paribas, nous explique les enjeux autour de la valorisation des ressources patrimoniales d’entreprise.
Entretien avec Roger Nougaret, responsable Archives et Histoire Groupe chez BNP Paribas
« Toute grande entreprise ou toute entreprise dotée d’une longue histoire et riche d’un certain patrimoine doit le traiter professionnellement pour le transmettre et le valoriser dans de bonnes conditions. Le meilleur moyen d’échapper au stop and go et au soupçon d’amateurisme est de s’équiper de solutions reconnues et dont la portabilité est assurée vers d’autres solutions pour en assurer une gestion dans le temps long.«
Pouvez-vous présenter le service Archives et Histoire du groupe BNP Paribas ? Quelles sont ses missions ?
Le service Archives et Histoire Groupe, comme son nom l’indique, a une vocation Groupe au sein de BNP Paribas, où il est rattaché à la Direction de la Communication. Il est à la tête d’un réseau d’autres services professionnalisés (en Italie chez BNL et en Belgique, chez BNP Paribas Fortis) et de correspondants archives dans les métiers, fonctions et pays du Groupe.
Son rôle est assez classique : collecter, classer, communiquer (à des chercheurs extérieurs) et valoriser.
La dimension valorisation est très importante puisque nous sommes à dessein rattachés à une direction de la Communication : l’histoire contribue à nourrir le contenu de marque avec son apport propre, qui est de donner les preuves d’un discours.
Nous jouons aussi un rôle dans le renforcement du sentiment d’appartenance dans un groupe certes intégré mais aux métiers, traditions et géographies très variés.
Enfin, l’iconographie et les supports audiovisuels jouent un rôle important dans la communication, notamment sur Internet et les réseaux sociaux et nous détenons à cet égard un gisement intéressant.
Pourquoi BNP Paribas a souhaité se doter du SGA Mnesys Archives ? Quelle était votre problématique de départ ?
Par son histoire propre et par l’histoire de ses archives elles-mêmes, BNP Paribas se trouvait en possession d’un patrimoine archivistique riche mais varié, parfois cahoté au fil des fusions, classé et décrit avec des systèmes de bases de données qui ont varié dans le temps, avec au résultat un ensemble assez hétérogène.
Le but était d’avoir un outil permettant de décrire ce patrimoine au plus près des normes professionnelles pour harmoniser la présentation, et permettre une certaine portabilité des inventaires et outils de gestion si l’on devait changer de système. Le choix du logiciel était donc très structurant pour l’activité du service.
Le choix s’est porté sur la solution Mnesys Archives car elle a été élaborée avec des archivistes. Elle est donc dans les canons de la profession, parce que la structure de ses inventaires XML en permet la conservation et la portabilité, même si les services informatiques de la banque, pour des raisons de sécurité, sont parfois rétifs à ce type d’architecture.
Comment utilisez-vous Mnesys Archives ? Qui l’utilise au sein du service ?
Nous utilisons Mnesys Archives dans sa fonction de description de nos fonds et collections, pour la gestion de nos espaces et pour les communications à nos chercheurs. Le logiciel est aussi utilisé par l’Association pour l’histoire de BNP Paribas pour la gestion de sa bibliothèque et par l’Historical Center de BNP Paribas Fortis à Bruxelles.
Au sein du service, tout le monde est appelé à l’utiliser : les collaborateurs chargés des fonds (y compris les stagiaires ou certains prestataires en classement) utilisent toutes les fonctionnalités, d’autres n’utilisent que les fonctions de recherche. C’est un outil relativement simple à prendre en main qui fait que les stagiaires sont assez vite opérationnels.
Vous disposez d’un site « Source d’Histoire », à quoi sert-il ?
BNP Paribas disposait déjà d’une partie consacrée à l’histoire sur son site institutionnel, en constante évolution. L’histoire du groupe est si dense et si variée que nous avons voulu enrichir cette présentation avec des récits historiques et des documents. C’est aussi une manière de toucher des publics qui ne viennent pas forcément dans les salles de lectures ou bibliothèques et qui peuvent être intéressés par différents aspects de notre histoire en lien avec l’histoire économique et les relations internationales, l’architecture etc.
Le site « Source d’histoire » propose donc des contenus éditoriaux, des dossiers et des documents mis en contexte. La vidéo, d’origine ou fabriquée, y joue un rôle croissant. Pour les historiens, qui représentent un public extrêmement limité au regard de la fréquentation du site, nous avons prévu des séries documentaires plus homogènes – et plus austères, comme par exemple les rapports annuels numérisés de toutes les banques ancêtres du Groupe, ce qui permet d’amorcer par exemple une recherche historique depuis les Etats-Unis ou de vérifier un fait sans avoir à se déplacer ou interroger le service. Nous sollicitons aussi certains historiens par interview vidéo pour présenter un épisode ou une problématique de l’histoire bancaire. L’activité de ce site est soutenue par une newsletter et un compte Twitter.
Menez-vous d’autres actions de valorisation ? Lesquelles ?
Notre service est régulièrement sollicité ou propose de nombreuses formes de valorisation rédaction de livres-anniversaires de métiers ou d’implantations dans certains pays (déjà 7 livres en 6 ans…), brochures sur notre patrimoine architectural (et visites, notamment lors des journées du Patrimoine), réalisation d’un film sur l’histoire de la banque, rubriques historiques sur l’Intranet du Groupe, expositions temporaires dont une sur la Grande Guerre en collaboration avec les autres services historiques de banques.
Nous avons aussi publié un ensemble de produits historiques autour des liens entre BNP Paribas et le cinéma, qui est un de nos territoires affinitaires.
De façon opérationnelle, nous faisons aussi quelques conférences au sein du Groupe en lien avec la RH notamment pour rappeler les restructurations historiques du Groupe.
Selon vous, la mise en place d’une base de données au sein d’une entreprise pour décrire, classer et indexer les fonds tel que Mnesys Archives est-elle nécessaire pour valoriser ses ressources ?
Toute grande entreprise ou toute entreprise dotée d’une longue histoire et riche d’un certain patrimoine doit le traiter professionnellement pour le transmettre et le valoriser dans de bonnes conditions.
Le meilleur moyen d’échapper au stop and go et au soupçon d’amateurisme est de s’équiper de solutions reconnues et dont la portabilité est assurée vers d’autres solutions pour en assurer une gestion dans le temps long.
Le prix a été décisif, nous avions un budget limité ! Et puis nous souhaitions un outil ergonomique, qui réponde à la fois aux usages des archivistes mais qui soit aussi simple d’utilisation pour des collègues moins avertis.
Sabine Ghys, Archives de Poitiers
Nous voulions récupérer un maximum de données présentes dans l’ancien SIA. Naoned est arrivé avec un outil, une vision et une réflexion archivistique, spécialiste du métier qui m’ont permis de recadrer ce que je faisais déjà mais d’une autre manière.
Archives municipales d’Orvault
« Toute grande entreprise ou toute entreprise dotée d’une longue histoire et riche d’un certain patrimoine doit le traiter professionnellement pour le transmettre et le valoriser dans de bonnes conditions. Le meilleur moyen d’échapper au stop and go et au soupçon d’amateurisme est de s’équiper de solutions reconnues et dont la portabilité est assurée vers d’autres solutions pour en assurer une gestion dans le temps long. »
Roger Nougaret, responsable Archives et Histoire, BNP Paribas
Je trouve que c’est un plaisir de travailler sur Mnesys Archives car l’interface est très agréable et simple d’utilisation. C’est un super atout car, que ce soit ma collègue que j’ai formée au logiciel, ou que ce soient des stagiaires pendant l’été, je ne passe pas des heures à leur expliquer le fonctionnement.
Amélie Chaubeton, Archives de Colomiers
Le logiciel nous a permis d’améliorer notre base de connaissance interne à tous les niveaux, en ayant une base de connaissance unique, à jour, et qui permette à tout le monde de retrouver une information quelle qu’elle soit.
Archives départementales du Calvados
« Ce qui était important pour moi, c’était la saisie du récolement. Grâce au logiciel, j’arrive désormais à voir où en est le remplissage de mes tablettes, de mes épis, c’est pratique ! »
Archives de la région Nouvelle Aquitaine
« Naoned a été un partenaire précieux tout au long de ce processus d’informatisation du service Archives. La prise en main du logiciel s’est faite de manière fluide. Mnesys Archives s’est rapidement intégré dans mon quotidien d’archiviste, notamment grâce à la documentation fournie par Naoned. »
Archives du Territoire Vendômois
« On va pouvoir davantage transmettre les connaissances accumulées depuis de nombreuses années. Pour penser la ville de demain, il est important de connaître son histoire et ses racines »
Florian Riffet, chargé de la valorisation du patrimoine
