Comment unifier les pratiques au sein d’un service d’archives ?
Le contexte
Depuis les années 2000, les Archives départementales du Calvados utilisaient Gaia pour la gestion de leurs archives.
Un outil « fiable et robuste » pour Audrey Muttoni, alors responsable des archives électroniques, mais très peu utilisé par l’ensemble des utilisateurs.
« Sur l’ensemble des aspects du logiciel, mise à part la gestion des lecteurs et des communications, le reste des fonctionnalités était assez peu ou mal utilisé pour des raisons diverses et variées »
Audrey Muttoni, responsable des archives électroniques au AD14 en 2019
Les attentes des Archives départementales du Calvados en matière de logiciel de gestion se portent alors sur une solution ergonomique, simple d’utilisation et facile à prendre en main pour l’ensemble des utilisateurs du service.
En favorisant son utilisation, les Archives départementales souhaitent avant tout unifier les pratiques métier au sein du service d’archives.
Au critère d’ergonomie s’ajoute un besoin fort en terme d’archivage électronique, une problématique autour de laquelle le département du Calvados souhaitait considérablement avancer.
Afin d’optimiser le traitement des archives électroniques du département, une solution intégrée capable de gérer à la fois les archives papiers et électroniques était alors recommandée.
« Au début, l’idée était d’accueillir un système d’archivage électronique. Au cours de notre réflexion, nous nous sommes rendu compte qu’un SAE qui ne sache pas communiquer avec le système d’archivage papier, ce n’était pas une bonne solution. Or, Gaia ne proposait pas de solution d’archivage électronique interfaçable en 2010. Nous avons donc choisi de tout remettre à plat. Nous étions très demandeur au niveau de l’ergonomie ainsi que la communication entre les systèmes d’archivage électronique et d’archivage physique. Notre décision s’est alors portée sur le logiciel Mnesys Archives pour ces différentes raisons« .
Bénéfices apportés
Le projet a débuté par une étape de reprise des données issues du logiciel Gaia.
La cellule Gaia a facilement donné accès aux modalités d’export des données afin de procéder à cette reprise.
En tout ce sont plus de 800 000 cotes et 26 fichiers issus de Gaia qui ont été repris vers Mnesys Archives.
La prise en main du logiciel par l’ensemble des utilisateurs a été une étape importante dans le projet du service afin de garantir une pratique commune et des processus partagés et assurer ainsi la conduite au changement.
La formation s’est déroulée en deux temps : une formation dédiée aux administrateurs dans un premier temps, suivie d’une formation réalisée sur 3 semaines avec 40 utilisateurs par petits groupes en fonction des besoins et des connaissances.
« En ce qui concerne les formations à l’administration, celles-ci ont été très complètes, intéressantes, claires et simple à suivre pour les collègues qui ne sont pas à l’aise avec l’ordinateur. L’ensemble des formations a été très apprécié du service« .
Résultats obtenus
Suite aux formations réalisées par Naoned, des ateliers mensuels ont été mis en place par le service afin de faciliter l’appropriation du logiciel :
Une formation continue qui repose sur la prise en main des nouvelles fonctionnalités du logiciel,
une formation à chaque nouvelle arrivée de collaborateur,
ainsi qu’un partage de connaissances autour d’astuces facilitant l’utilisation de l’outil.
En unifiant les pratiques archivistiques autour du logiciel, l’utilisation de Mnesys Archives a permis aux Archives départementales du Calvados de centraliser les informations au sein d’une base de connaissance commune.
« Le logiciel nous a permis d’améliorer notre base de connaissance interne à tous les niveaux, en ayant une base de connaissance unique, à jour, et qui permette à tout le monde de retrouver une information quelle qu’elle soit.«
L’outil a donc un rôle central dans l’amélioration des processus internes et contribue également à garantir la pérennisation de l’information.
« Mnesys représente pour nous un outil de gouvernance interne afin d’arriver facilement à trouver la bonne information, celle qui est valable, sans avoir à se reposer sur la mémoire des uns et des autres.«
Le prix a été décisif, nous avions un budget limité ! Et puis nous souhaitions un outil ergonomique, qui réponde à la fois aux usages des archivistes mais qui soit aussi simple d’utilisation pour des collègues moins avertis.
Sabine Ghys, Archives de Poitiers
Nous voulions récupérer un maximum de données présentes dans l’ancien SIA. Naoned est arrivé avec un outil, une vision et une réflexion archivistique, spécialiste du métier qui m’ont permis de recadrer ce que je faisais déjà mais d’une autre manière.
Archives municipales d’Orvault
« Toute grande entreprise ou toute entreprise dotée d’une longue histoire et riche d’un certain patrimoine doit le traiter professionnellement pour le transmettre et le valoriser dans de bonnes conditions. Le meilleur moyen d’échapper au stop and go et au soupçon d’amateurisme est de s’équiper de solutions reconnues et dont la portabilité est assurée vers d’autres solutions pour en assurer une gestion dans le temps long. »
Roger Nougaret, responsable Archives et Histoire, BNP Paribas
Je trouve que c’est un plaisir de travailler sur Mnesys Archives car l’interface est très agréable et simple d’utilisation. C’est un super atout car, que ce soit ma collègue que j’ai formée au logiciel, ou que ce soient des stagiaires pendant l’été, je ne passe pas des heures à leur expliquer le fonctionnement.
Amélie Chaubeton, Archives de Colomiers
Le logiciel nous a permis d’améliorer notre base de connaissance interne à tous les niveaux, en ayant une base de connaissance unique, à jour, et qui permette à tout le monde de retrouver une information quelle qu’elle soit.
Archives départementales du Calvados
« Ce qui était important pour moi, c’était la saisie du récolement. Grâce au logiciel, j’arrive désormais à voir où en est le remplissage de mes tablettes, de mes épis, c’est pratique ! »
Archives de la région Nouvelle Aquitaine
« Naoned a été un partenaire précieux tout au long de ce processus d’informatisation du service Archives. La prise en main du logiciel s’est faite de manière fluide. Mnesys Archives s’est rapidement intégré dans mon quotidien d’archiviste, notamment grâce à la documentation fournie par Naoned. »
Archives du Territoire Vendômois
« On va pouvoir davantage transmettre les connaissances accumulées depuis de nombreuses années. Pour penser la ville de demain, il est important de connaître son histoire et ses racines »
Florian Riffet, chargé de la valorisation du patrimoine
