En 2011, Martine Vintezout arrive au poste de responsable des archives de la région Limousin.
A son arrivée, aucune politique de gestion documentaire et d’archivage n’était mise en place. Sa mission principale était alors définie.
Néanmoins, implémenter une politique d’archivage à partir de simples outils bureautiques a été très vite laborieux pour l’archiviste qui ressent alors le besoin de se doter d’un logiciel de gestion d’archives pour appuyer sa mission et automatiser les différentes étapes d’archivage.
La dotation d’un logiciel de gestion des archives s’inscrit également dans un projet plus global de mise en œuvre d’un système d’archivage électronique avec lequel le système de gestion papier devra s’interfaçer, une fonctionnalité remplie par Mnesys Archives. « Le papier restant la priorité » précise Martine Vintezout.
« Je devais gérer le reliquat d’arriéré de classement, la gestion des locaux, le récolement réglementaire, l’état des lieux. Dans un premier temps, j’ai mis en place le récolement sur des tableaux excel. Petit à petit, au bout de 3 ans, nous nous sommes aperçus que cela ne pouvait plus durer. Avec l’appui du service informatique, nous avons demandé l’acquisition d’un logiciel de gestion d’archives afin de faciliter mes missions«
Martine Vintezout, alors responsable des archives de la région Limousin
Bénéfices apportés
Suite au choix de la solution Mnesys Archives, notre équipe d’experts techniques et d’archivistes s’est lancée dans le projet avec les équipes de la région Limousin. Une étape qui s’est très bien passée selon Martine Vintezout qui a pu bénéficier d’un accompagnement personnalisé.
« Fabien Chanson, en charge des formations à l’époque, était très disponible pour répondre à mes questions sur le logiciel« , témoigne Martine Vintezout.
La responsable des archives a ainsi pu reprendre son activité sur un logiciel lui permettant de centraliser l’ensemble de ses procédures mises en place et, en même temps, de renforcer celles-ci.
L’utilisation du logiciel par la région Limousin s’effectue essentiellement sur les modules Collecte, Classement et Conservation.
Le logiciel a véritablement permis à Martine Vintezout de l’accompagner dans sa mission en renforçant la gouvernance autour des archives et la politique d’archivage au sein du service : la collecte, le classement et le récolement se gèrent désormais uniquement dans Mnesys Archives.
Résultats obtenus
« Ce qui était important pour moi, c’était la saisie du récolement. Grâce au logiciel, j’arrive désormais à voir où en est le remplissage de mes tablettes, de mes épis, c’est pratique ! «
Aujourd’hui, elle reste seule à utiliser le logiciel, mais compte bien sensibiliser les autres services à sa politique d’archivage.*
« Je continue à sensibiliser et à former l’ensemble du personnel aux bonnes pratiques de l’archivage, et ça, c’est essentiellement basé sur des rapports humains: il faut aller voir les gens, leur expliquer que c’est important et tout faire pour faciliter la tâche«
* Cette interview a été réalisée en 2015. Depuis le 1er janvier 2016, l’Aquitaine, le Limousin et le Poitou-Charentes sont réunis au sein d’une même collectivité, la région Nouvelle Aquitaine. Les Archives de la région Nouvelle Aquitaine sont réparties sur 3 sites : Bordeaux, Limoge et Poitiers. Les trois entités utilisent Mnesys Archives.
Le prix a été décisif, nous avions un budget limité ! Et puis nous souhaitions un outil ergonomique, qui réponde à la fois aux usages des archivistes mais qui soit aussi simple d’utilisation pour des collègues moins avertis.
Sabine Ghys, Archives de Poitiers
Nous voulions récupérer un maximum de données présentes dans l’ancien SIA. Naoned est arrivé avec un outil, une vision et une réflexion archivistique, spécialiste du métier qui m’ont permis de recadrer ce que je faisais déjà mais d’une autre manière.
Archives municipales d’Orvault
« Toute grande entreprise ou toute entreprise dotée d’une longue histoire et riche d’un certain patrimoine doit le traiter professionnellement pour le transmettre et le valoriser dans de bonnes conditions. Le meilleur moyen d’échapper au stop and go et au soupçon d’amateurisme est de s’équiper de solutions reconnues et dont la portabilité est assurée vers d’autres solutions pour en assurer une gestion dans le temps long. »
Roger Nougaret, responsable Archives et Histoire, BNP Paribas
Je trouve que c’est un plaisir de travailler sur Mnesys Archives car l’interface est très agréable et simple d’utilisation. C’est un super atout car, que ce soit ma collègue que j’ai formée au logiciel, ou que ce soient des stagiaires pendant l’été, je ne passe pas des heures à leur expliquer le fonctionnement.
Amélie Chaubeton, Archives de Colomiers
Le logiciel nous a permis d’améliorer notre base de connaissance interne à tous les niveaux, en ayant une base de connaissance unique, à jour, et qui permette à tout le monde de retrouver une information quelle qu’elle soit.
Archives départementales du Calvados
« Ce qui était important pour moi, c’était la saisie du récolement. Grâce au logiciel, j’arrive désormais à voir où en est le remplissage de mes tablettes, de mes épis, c’est pratique ! »
Archives de la région Nouvelle Aquitaine
« Naoned a été un partenaire précieux tout au long de ce processus d’informatisation du service Archives. La prise en main du logiciel s’est faite de manière fluide. Mnesys Archives s’est rapidement intégré dans mon quotidien d’archiviste, notamment grâce à la documentation fournie par Naoned. »
Archives du Territoire Vendômois
« On va pouvoir davantage transmettre les connaissances accumulées depuis de nombreuses années. Pour penser la ville de demain, il est important de connaître son histoire et ses racines »
Florian Riffet, chargé de la valorisation du patrimoine
