Le standard d’échange pour les données à archiver (SEDA) est un outil stratégique pour la mise en place de versements automatisés dans les collectivités. Qu’il s’agisse des flux PES, des délibérations ou encore des Marchés publics, les tiers de télétransmission et de dématérialisation sont de plus en plus capables de transmettre les données directement à un SAE, via ce standard d’échange qui fait communiquer les machines entre elles… Mais alors, quelle est la place de l’archiviste dans ce nouveau mode d’échanges ? Son travail est-il le même ? En est-il simplifié ?
Du tableau de gestion au profil d’archivage
Le tableau de gestion reste l’outil central de l’archiviste pour visualiser l’ensemble des documents produits par un service et définir, avec lui, les archives à conserver ou à éliminer et quand ces actions auront lieu. Il permet donc d’énoncer une description archivistique succincte (la typologie documentaire) et les règles de gestion qui y sont rattachées (DUA, sort final).
Mais l’archivage électronique va nous permettre d’aller plus loin et de récupérer d’autres informations sur les archives : des informations techniques et des informations de description. Celles-ci doivent être connues de l’entité versante (un tiers de télétransmission, par exemple) qui est alors en mesure de les transmettre automatiquement au système d’archivage électronique : le profil d’archivage -correspondant à une typologie documentaire- va donc comporter non seulement les règles archivistiques du tableau de gestion mais va également expliciter les métadonnées techniques et les métadonnées de description attendues par le système d’archivage électronique.
La mise en place d’un profil d’archivage
Pour mettre en place un profil d’archivage, l’archiviste va procéder en 3 étapes :
- 1ère étape : connaître ses usagers et leurs besoins. La conservation d’archives n’a de sens que s’il est possible de les retrouver : l’archiviste va donc lister les métadonnées de description nécessaires à la recherche des archives par les usagers du système d’archivage électronique.
- 2nd étape : établir les prérequis. Avec le service producteur et en lien avec le tiers de télétransmission, l’archiviste s’assure que les métadonnées sont présentes dans l’outil de production et peuvent être récupérées dans le système d’archivage électronique au moment des échanges SEDA spécifiques aux transferts.
- 3ème étape : la rédaction du profil d’archivage. Avec l’aide du service informatique de son organisation, l’archiviste retranscrit les prérequis de versement dans un profil d’archivage afin que ces règles soient compréhensibles par le logiciel de production et le systèmes d’archivage électronique.
L’évolution de la place de l’archiviste
Ainsi, le positionnement de l’archiviste évolue : au lieu d’effectuer des vérifications, à posteriori d’une demande de versement, l’archiviste définit, avec les services producteur et versant, des règles très strictes de ce qui doit être versé et comment les verser via un profil d’archivage.
Grâce au profil d’archivage, l’archiviste peut se fier aux contrôles automatiques, basés sur les règles établies. Il peut néanmoins conserver une action de validation finale des versements.
Par ailleurs, l’archiviste n’a pas besoin de compléter la description des archives : celles-ci peuvent être retrouvées directement par les utilisateurs via les métadonnées de description récupérées automatiquement.
Le rôle de l’archiviste reste primordial pour mettre en place les profils d’archivage qui sont la clé pour les versements automatiques et permettent les contrôles automatiques et la recherche par l’ensemble des usagers finaux du système d’archivage électronique.
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