Comment le projet d’acquisition d’un portail a t’il émergé ?
Le projet de portail de valorisation a émergé en même temps que le projet de passer sur Mnesys Archives pour la gestion des archives. Les deux projets répondaient à la commande de replacer le service des archives dans la politique culturelle de la ville.
Notre outil précédent ne permettait pas la publication des instruments de recherche sur internet, l’utilisateur devait se déplacer en salle de lecture pour consulter la base, souvent avec l’aide d’un archiviste. Il nous était donc impératif de faciliter l’accès aux inventaires, de permettre la recherche en autonomie et de faire connaître le service et ses ressources. En plus de tous ces impératifs, la possibilité de créer des contenus éditoriaux offerte par Mnesys Expo allait nous permettre de valoriser les fonds et de communiquer sur nos missions sur un seul et même site bien identifié.
Jusqu’alors, nous faisions seulement la mise en avant de quelques contenus autour de certains fonds sur le site de la Ville, sous forme de billets de blog, ou des actualités sur des évènements. La valorisation des fonds était très limitée : des contenus existaient sous forme de pdf à télécharger.
Comment avez-vous porté ce projet au sein de votre organisation ?
Le projet a été porté par le service des Archives.
Il fallait convaincre de la nécessité d’avoir un outil spécifique, un site différent du site institutionnel mais qui s’articule avec la communication de la ville.
Pour convaincre, il nous a fallu expliquer le métier, ses règles, faire de la pédagogie et diffuser de l’information en interne sur le service des archives et ses missions.Il y avait une certaine appréhension par rapport à l’ampleur de la tâche mais ce projet a été l’occasion d’impulser des règles et des changements dans les habitudes de travail de l’équipe, de normaliser les instruments de recherche et de mener des campagnes de numérisation.
Comment avez-vous travaillé au sein de l’équipe pour préparer la mise en ligne ?
Pour la partie données archivistiques :
Nous avons fait le choix de ne pas faire de reprise de toutes les données systématiquement, notamment celles qui ne respectaient pas la norme EAD. Nous avons priorisé les fonds qui avaient le plus de valeur, et avons reposé des règles de saisies en mettant en place un nouveau process.
Pour l’éditorial :
Nous avons travaillé collectivement sur le choix des rubriques, des titres et l’organisation du menu.
Nous avons repris les contenus déjà existants.
En partenariat avec Naoned, nous avons réalisé des tests utilisateurs avec ateliers et questionnaires pour mieux connaître les centres d’intérêts et les usages de recherche des utilisateurs, et ainsi contribuer au développement du nouveau logiciel Mnesys Expo.
Le service Communication de la ville nous a accompagnés sur la réalisation de la charte graphique (notamment la création d’un bandeau spécifique).
Quelle organisation interne avez-vous mis en place depuis ?
Toute l’équipe peut participer à la rédaction de contenus éditoriaux.
Puis, la personne chargée de la publication effectue la mise en ligne sur le portail : corrections et mise en forme du texte, traitement des images, enrichissement avec des liens internes et externes, organisation des contenus …
La saisie des instruments de recherche est quant à elle effectuée par l’équipe des archivistes.
Elle est ensuite vérifiée, validée et publiée sur internet pour les usagers par le responsable du service.
Que pensez-vous du logiciel Mnesys Expo ?
Recherche et consultation : nous sommes plutôt satisfaits des évolutions apportées depuis la création du logiciel, notamment pour la navigation dans les instruments de recherche et le cadre de classement, qui s’est nettement améliorée.
Editorial : le système de gestion de contenus est très simple à utiliser.
Ce dernier a également évolué et continue de le faire, mais nous sommes parfois tributaires de ses évolutions. Nous avons trouvé des astuces pour enrichir les pages avec des rebonds vers d’autres pages du portail, l’outil ne permettant pas pour l’instant1 de catégoriser les pages éditoriales de façon automatique.
Nous pensons qu’il faudrait aussi une brique supplémentaire pour la gestion de contenus de type exposition virtuelle. En 2022 nous avons adapté une exposition physique sur notre portail en jouant avec les éléments proposés par l’outil : bannières, diaporama…
Il serait appréciable de pouvoir créer un menu propre à l’expo virtuelle, toujours accessible. Cela permettrait une navigation et un parcours différents des pages éditoriales classiques et rendrait l’exposition plus interactive pour les internautes. [Le point a été pris par les équipes de Naoned]
Le logiciel Mnesys Expo est un logiciel qui évolue chaque année selon une feuille de route définie en amont et selon les retours de ses utilisateurs. En savoir plus sur le cycle des versions des logiciels Mnesys ici.↩︎
Comment faites vous vivre le site au quotidien ?
Nous partons toujours des instruments de recherche pour imaginer un contenu éditorial. Celui-ci permet de mettre en valeur un fonds et d’enrichir une simple description archivistique en racontant une histoire qui va faire vivre le ou les documents d’archives. C’est tout à fait approprié pour valoriser les dons privés notamment.
Le portail nous permet aussi de relayer et communiquer sur notre actualité et sur l’action éducative du service. Nous avons mis en place un calendrier prévisionnel de publications pour le portail et la page Facebook du service d’archives, outil en cours d’amélioration.
Quel conseils donner à un service d’archives municipales qui souhaite s’équiper d’un portail de valorisation ?
Il est impératif d’avoir un outil adapté aux contraintes des archives, notamment en terme de recherche et d’affichage des résultats (contexte).
Le portail est l’outil de visibilité d’un service d’archives sur le long cours et pas seulement ponctuellement à l’occasion d’évènement. Il est aussi un gage de transparence en permettant la recherche autonome. Vis-à-vis des élus, le portail offre une visibilité de leur patrimoine.
Il ne faut pas viser l’exhaustivité et ne focaliser que sur ce que l’on ne fait pas. Il faut au contraire définir des priorités sur les documents les plus consultés/demandés, sur ce qui a été bien fait par exemple, ou ce qui a été numérisé.
En termes de contenus éditoriaux : il ne faut pas hésiter à récupérer l’existant, même si cela a été initialement réalisé sous d’autres formes : publications, expositions physiques etc…
Enfin, il ne faut pas vouloir tout réinventer mais plutôt s’inspirer de ce qui fonctionne bien ailleurs.
« Naoned a été un partenaire précieux tout au long de ce processus d’informatisation du service Archives. La prise en main du logiciel s’est faite de manière fluide. Mnesys Archives s’est rapidement intégré dans mon quotidien d’archiviste, notamment grâce à la documentation fournie par Naoned. »
Archives du Territoire Vendômois
« On va pouvoir davantage transmettre les connaissances accumulées depuis de nombreuses années. Pour penser la ville de demain, il est important de connaître son histoire et ses racines »
Florian Riffet, chargé de la valorisation du patrimoine
