Les archivistes à l’ère du numérique : le défi de la formation
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Expertise et analyse
Le numérique bouleverse le métier d’archiviste. Désormais, les compétences techniques sont indispensables pour maîtriser les logiciels de gestion et valoriser les archives. À travers cet article, nous explorons les enjeux de cette transformation numérique…et de la formation au numérique pour les archivistes.
Archiviste : un métier en pleine mutation
Entre technicisation des tâches, adoption d’outils numériques et résistance au changement, le numérique transforme profondément le métier d’archiviste, avec son lot de défis, mais aussi de belles opportunités.
Technicisation croissante des tâches archivistiques
L’essor des archives numériques transforme en profondeur la chaîne de traitement archivistique et une technicisation des tâches réalisées par les archivistes tout au long de ce processus :
Usage des logiciels métiers : les logiciels de gestion et d’archivage (que ce soit pour les documents papier ou électronique), sont devenus indispensables pour organiser les fonds et accéder rapidement à l’information.
Prise en charge des archives numériques : l’utilisation des nouveaux outils numériques suppose de développer des compétences techniques en gestion des formats électroniques et des métadonnées.
Numérisation des documents : même si ces tâches sont généralement effectuées par un prestataire, les archivistes doivent “préparer les documents” en vue de leur numérisation, ce qui implique là encore des compétences informatiques, notamment pour définir les métadonnées associées et choisir les formats de conservation.
Communication en ligne : bien que la consultation sur place demeure un mode d’accès privilégié, les archivistes sont de plus en plus impliqués dans la diffusion des archives via des portails numériques.
Résistance au changement et enjeux d’attractivité
Dans ce contexte de numérisation, nombreux sont les archivistes qui restent attachés aux pratiques traditionnelles liées à l’archivage papier. Habitués à des processus manuels et à la matérialité des documents, certains voient dans le numérique une rupture avec leur métier historique. Le rapport sur les mutations des archives départementales, publié en septembre 2024, souligne que cette résistance est motivée par la crainte de dénaturer la profession.
Du côté des jeunes professionnels, la perception du métier reste parfois trop traditionnelle, freinant l’attraction pour les nouvelles générations. Bien que le numérique ouvre des perspectives passionnantes, ces opportunités sont encore peu mises en valeur dans les formations et les campagnes de recrutement. Ce manque de visibilité des compétences numériques, combiné à une inadéquation des formations, peut empêcher les jeunes talents de pleinement s’approprier les enjeux numériques et de répondre aux besoins des services d’archives modernes.
Les nouveaux horizons des archives à l’ère du numérique
L’arrivée des outils numériques offre aux archivistes des perspectives enthousiasmantes, notamment via l’automatisation des tâches répétitives comme le tri, la classification et l’indexation des documents. Grâce à ces technologies, ils peuvent se libérer des opérations chronophages pour se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée, telles que la valorisation des contenus ou la gestion stratégique des fonds.
Les systèmes d’information archivistiques (SIA) transforment les processus archivistiques. À travers des fonctionnalités de gestion des métadonnées et des outils collaboratifs, les SIA facilitent le suivi des documents tout au long de leur cycle de vie. Ces systèmes, conçus pour gérer aussi bien les archives physiques que numériques, améliorent l’organisation des fonds, renforcent la traçabilité et favorisent l’exploitation des données archivées.
Enfin, le numérique ouvre la voie à de nouvelles formes de valorisation des archives, telles quel’indexation collaborative, où les utilisateurs peuvent contribuer directement à l’enrichissement des fonds. De plus, le recours à l’intelligence artificielle devient également une réalité pour les services d’archives, qui peuvent explorer de nouveaux usages tels que l’indexation automatique et la recherche plein texte. Toutefois, cela n’est envisageable que dans la mesure où la transformation numérique de la chaîne de traitement est suffisamment avancée. En effet, les documents (numériques ou numérisés) et les métadonnées doivent répondre à des standards précis pour faire l’objet de traitements IA.
En toute hypothèse, pour tirer pleinement parti des opportunités offertes par le numérique, les archivistes doivent développer de nouvelles compétences techniques et transversales. La formation devient alors un enjeu central pour accompagner cette transformation et répondre aux besoins croissants en matière de gestion et de valorisation des archives numériques.
Maîtriser le numérique : les formations archivage numérique dédiées aux archivistes
Pour les étudiants qui envisagent de se former au métier d’archiviste comme pour les professionnels aguerris du secteur, il existe de nombreuses offres de formation pour développer des compétences numériques.
Des parcours universitaires de plus en plus riches
Les universités françaises offrent plusieurs masters qui permettent aux futurs archivistes de se préparer aux défis numériques du secteur. Parmi eux, on citera par exemple :
Le Master Archives numériques de l’Enssib forme les étudiants à la gestion des archives électroniques et à la conservation des documents numériques sur le long terme.
Naoned collabore avec des masters en archivistique en France, offrant des présentations sur le métier et mettant parfois gracieusement à disposition ses logiciels pour enrichir les parcours des étudiants. Naoned soutient également des journées d’archivistique organisées par des associations étudiantes comme l’AEDAA l’AEDAPS ou l’ADEMEC, renforçant ainsi son engagement auprès de la future génération d’archivistes.
Monter en compétences : les offres de formation continue
La formation continue permet aux archivistes en poste de développer ou perfectionner leurs compétences en archivage numérique, en réponse aux défis technologiques croissants. Plusieurs institutions et organismes proposent des parcours adaptés à ces besoins :
École nationale des chartes : offre des séminaires et formations tout au long de l’année, notamment autour des institutions et des archives numériques, afin de renforcer les connaissances techniques et historiques des archivistes.
Institut national du patrimoine (INP) : propose un programme de formation continue structuré, avec des modules spécifiques sur la gestion des archives numériques, la préservation à long terme, et des formations sur-mesure adaptées aux besoins des professionnels.
Association des archivistes français (AAF) : l’AAF met à jour régulièrement son catalogue de formations, avec un accent particulier sur l’archivage électronique, la collecte des archives numériques et la gestion des données. L’association propose des stages comme « Introduction à l’archivage électronique » et « Records management », essentiels pour maîtriser la gestion des documents d’activité dans un contexte numérique.
Naoned s’engage activement dans la formation des archivistes en collaborant avec plusieurs acteurs du secteur. Partenaire du Serda compétences pour la formation « Passeport pour les archives« , Naoned introduit des notions clés sur l’archivage numérique et permet aux participants de se familiariser avec des logiciels spécialisés.
L’accompagnement des éditeurs : des formations adaptées aux utilisateurs des logiciels
Les formations aux logiciels
La maîtrise des logiciels est un prérequis pour une bonne gestion des données. L’éditeur de votre système d’information archivistique est évidemment partie prenante dans la formation de ses utilisateurs.
En tant qu’organisme de formation agréé, Naoned propose par exemple des formations sur-mesure pour les utilisateurs de ses logiciels, allant de l’acquisition initiale à des sessions de perfectionnement. Chaque formation est personnalisée en fonction des besoins spécifiques des utilisateurs, qu’ils soient archivistes, non-archivistes ou correspondants archives. Dispensées par des archivistes expérimentés, ces sessions garantissent une prise en main fluide et adaptée aux exigences du métier.
Les rencontres utilisateurs : progresser et partager
Journées de rencontres utilisateurs, clubs ou communautés d’utilisateurs… Les termes sont nombreux mais la finalité reste la même : il est d’usage que les éditeurs de logiciels permettent à leurs utilisateurs de partager leur expérience et de se perfectionner au contact de leurs pairs.
Les rencontres utilisateurs appelées « Journées Mnesys » sont des formations collectives gratuites dédiées aux utilisateurs des logiciels de l’éditeur Naoned. Pendant deux jours, elles permettent de se perfectionner dans l’utilisation des outils, d’échanger des retours d’expérience et de participer à des ateliers sur les évolutions des logiciels. Ces journées favorisent également les discussions sur la culture numérique et les bonnes pratiques archivistiques, tout en offrant un cadre convivial pour renforcer la communauté des utilisateurs.
« Chez Naoned, nous impliquons l’utilisateur dès les premières phases de conception. Nous observons son environnement de travail, recueillons ses besoins, et construisons ensemble des parcours fonctionnels que nous testons avec les utilisateurs »
Audrey, consultante fonctionnelle
