S’équiper d’un système de gestion avec une reprise de données
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En 2024, la communauté de communes du Territoire Vendômois a décidé de confier à Naoned l’informatisation de son service d’Archives et la reprise des données jusqu’alors saisies sur Excel. Le contexte était particulier puisqu’un déménagement était prévu pendant cette période de première informatisation.
Entretien avec Caroline Guy, responsable du services des Archives intercommunales du Territoire Vendômois
02 54 89 44 55 – archives@catv41.fr
Genèse du projet
Comment le projet d’acquisition d’un logiciel de gestion a-t-il émergé ?
Le projet d’acquisition du logiciel de gestion Mnesys Archives s’est concrétisé en même temps que le déménagement des Archives municipales et communautaires de Vendôme dans un nouveau bâtiment. L’objectif était de profiter du récolement post-déménagement pour informatiser le service avec un logiciel de gestion d’archives.
Ce projet s’inscrivait dans la feuille de route de la Direction des services informatiques de nos collectivités mutualisées. La collectivité a mobilisé un effort budgétaire conséquent sur les archives. C’est un projet de service et de direction qui modernise et valorise notre métier d’archiviste auprès de l’ensemble des services de l’administration territoriale unique.
Sur ce projet, vous avez étroitement collaboré avec le service informatique de votre collectivité. Que pouvez-vous nous dire du binôme SI/métier important dans un projet d’informatisation ?
Pour porter un projet comme celui-ci en partant d’une page blanche, il était essentiel d’associer le service archives et la Direction des services informatiques. Dans un premier temps, un travail de définition de nos besoins en termes d’archivage a été réalisé afin de choisir les fonctionnalités qui paraissaient indispensables à notre fonctionnement.
Le service informatique nous a accompagnés notamment dans la rédaction du cahier des charges et pour le choix du prestataire. Cela a été une collaboration constante tout au long du processus. En raison de la suspension des versements, le domaine des archives était assez méconnu au sein de notre organisation. C’est pour cette raison que la collectivité a mis en place, en lien avec le CNFPT, une formation à l’archivage destinée à l’ensemble des agents. Cela a permis d’insuffler une dynamique autour de l’archivage et de sensibiliser à l’importance de l’archivage au sein de la culture administrative locale.
Gérer un projet comme celui-ci quand on est seul au sein du service d’archives peut freiner certains à se lancer. Que leur diriez vous pour les rassurer ?
Un projet comme celui-ci est évidemment intéressant à construire dans une carrière, tout comme un projet de déménagement. Seule à travailler au service Archives, j’ai pu compter sur le soutien de ma direction et de la personne en charge de ce projet au service informatique. Associer des personnes extérieures au milieu des archives apporte une autre vision. Cela oblige également à se réinterroger sur ses pratiques et de revisiter ses procédures.
La période de mise à disposition du logiciel
Ce projet coïncidait notamment avec votre déménagement des archives. Comment Naoned vous a accompagné sur cette problématique ?
Naoned a été un partenaire précieux tout au long de ce processus d’informatisation du service Archives. Il a su s’adapter à notre calendrier et se mettre en pause pendant les deux mois du déménagement.
Ensuite, le récolement post-déménagement a servi de fichier de base pour intégrer nos versements d’archives dans le registre des entrées du logiciel et créer les espaces de stockage dans le module conservation grâce à la reprise de données.
L’un de vos critères clés de décision concernait la reprise de vos données. Comment Naoned vous a rassuré sur sa méthode ? Comment cela s’est-il passé pendant la mise à disposition du logiciel ?
Lors de nos premiers échanges avec Naoned, nous avons évoqué la question de la reprise de données. Cette étape nous paraissait cruciale au vu du temps qui nous était imparti et du fait que l’équipe était constituée d’un seul agent.
Nous avons eu des échanges très réguliers concernant la phase de personnalisation du logiciel et la reprise de données. Naoned nous a présenté un plan de reprise qui incluait des vérifications régulières pour s’assurer de la bonne marche de ce processus.
Par ailleurs, Naoned nous a proposé de réaliser une phase test avec nos données avant la mise en œuvre complète du logiciel. Ce qui nous a permis d’avoir une première ébauche de notre futur logiciel et de vérifier que tout était opérationnel. Ils ont été très réactifs face à nos questions et interrogations.
L’utilisation courante du logiciel
Vous utilisez Mnesys Archives depuis près d’un an. Comment se sont passées la formation et la prise en main ?
Au-delà des échanges constants avec l’équipe de Mnesys, j’ai bénéficié d’une formation pendant 2 jours, directement sur Vendôme, pour m’accompagner dans la prise en main du logiciel. Cette formation a été structurée en plusieurs modules, ce qui a facilité l’apprentissage progressif. La formatrice était très à l’écoute pour répondre à mes interrogations et a su adapter son approche en fonction de nos besoins spécifiques.
La prise en main s’est faite de manière fluide. Mnesys Archives s’est rapidement intégré dans mon quotidien d’archiviste, notamment grâce à la documentation fournie par Naoned.
Est-ce que le logiciel répond à vos attentes ? Comment jugez-vous l’assistance des équipes de Naoned ?
Le logiciel Mnesys Archives répond à nos attentes et nos missions, que ce soit en termes de collecte, de conservation et de communication. Le logiciel s’adapte à nos besoins spécifiques et il nous aide quotidiennement dans notre travail d’archiviste.
En ce qui concerne le centre d’aide de Mnesys, celui-ci est très accessible. Leur réactivité et leur disponibilité nous ont permis de résoudre rapidement les problèmes que nous pouvons rencontrer au quotidien. Dans l’ensemble, nous sommes satisfaits de notre expérience avec Mnesys Archives et de l’accompagnement de Naoned.
Je trouve que c’est un plaisir de travailler sur Mnesys Archives car l’interface est très agréable et simple d’utilisation. C’est un super atout car, que ce soit ma collègue que j’ai formée au logiciel, ou que ce soient des stagiaires pendant l’été, je ne passe pas des heures à leur expliquer le fonctionnement.
Amélie Chaubeton, Archives de Colomiers
Nous voulions récupérer un maximum de données présentes dans l’ancien SIA. Naoned est arrivé avec un outil, une vision et une réflexion archivistique, spécialiste du métier qui m’ont permis de recadrer ce que je faisais déjà mais d’une autre manière.
Archives municipales d’Orvault
Le logiciel nous a permis d’améliorer notre base de connaissance interne à tous les niveaux, en ayant une base de connaissance unique, à jour, et qui permette à tout le monde de retrouver une information quelle qu’elle soit.
Archives départementales du Calvados
Le prix a été décisif, nous avions un budget limité ! Et puis nous souhaitions un outil ergonomique, qui réponde à la fois aux usages des archivistes mais qui soit aussi simple d’utilisation pour des collègues moins avertis.
Sabine Ghys, Archives de Poitiers
« Ce qui était important pour moi, c’était la saisie du récolement. Grâce au logiciel, j’arrive désormais à voir où en est le remplissage de mes tablettes, de mes épis, c’est pratique ! »
Archives de la région Nouvelle Aquitaine
« Chez Naoned, nous impliquons l’utilisateur dès les premières phases de conception. Nous observons son environnement de travail, recueillons ses besoins, et construisons ensemble des parcours fonctionnels que nous testons avec les utilisateurs »
Audrey, consultante fonctionnelle
La 14ème édition des Journées Mnesys se tiendra à Lyon, les 4 et 5 juin 2025.
L’événement se tiendra à La Source, ancienne chapelle de la prison de Lyon rénovée il y a quelques années (à 100m de la gare Lyon Perrache).
Les équipes de Naoned vous ont concocté un beau programme !
