En 2019, les Archives départementales du Calvados ont migré vers un nouveau logiciel de valorisation des archives, Mnesys Expo, pour répondre à des besoins simples mais essentiels : autonomie, intégration avec le logiciel métier, et valorisation des fonds. Ce retour d’expérience recueilli en 2025, détaille les étapes clés du projet, de la reprise des données à l’organisation interne, en passant par les bénéfices concrets pour les équipes et les usagers. Un témoignage utile pour celles et ceux qui envisagent une évolution similaire.
Sur notre portail précédent, nous n’avions aucune autonomie dans l’alimentation et la gestion du site, aucun contenu éditorial disponible. De plus, il n’y avait pas de passerelle entre le logiciel métier et le site internet. Nous souhaitions donc changer de logiciel (Archinoe), nous arrivions en fin du marché avec notre précédent prestataire.
Le renouvellement du marché a été l’occasion de préconiser une mise en cohérence entre le logiciel métier Mnesys Archives (utilisé depuis 2014) et le portail internet des Archives.
Nous avions le soutien de la Direction des services numériques du conseil départemental du Calvados donc nous n’avons pas rencontré de difficultés particulières.
Tout a été coordonné par l’administrateur fonctionnel de Mnesys Archives, notre logiciel métier.
Nous avions déjà beaucoup de données archivistiques en ligne, et en particulier les collections généalogiques (état-civil, registres matricules, recensements de population…). Il a donc fallu travailler sur la reprise de ces données.
Nous avons donc travaillé par groupes de travail restreints sur ces sujets :
– Organisation et design du site, architecture des contenus : tout était à construire car nous partions de rien. Nous avons travaillé conjointement la direction de la communication du conseil départemental.
– Reprise de données : le groupe a réalisé un important travail de spécification de la reprise de données, des formulaires, puis toute la vérification (recette).
Il est nécessaire de souligner l’importance de la qualité d’une reprise de données. C’est sans doute ce qui nous a demandé le plus de travail.
De plus, afin de préparer nos usagers au passage d’Archinoe à Mnesys Expo, nous les avons informés en amont via notre page Facebook et en salle de lecture, puis sur le nouveau portail une fois mis en ligne.
Nous avons une administratrice fonctionnelle de Mnesys Archives et Mnesys Expo qui pilote tout cela.
Le chargé de mission action culturelle et éducative participe également à l’alimentation et à la structuration des contenus éditoriaux en coordination étroite avec elle.
De plus, tous les agents qui le souhaitent peuvent y contribuer. Par exemple, un agent qui vient de terminer un classement peut rédiger une page éditoriale sur le sujet.
Après 5 ans de fonctionnement, il est apparu nécessaire de faire un tri dans toutes les pages éditoriales créées depuis la mise en ligne, et de réinterroger l’arborescence du site.
Par exemple en 2024, nous avons réalisé un important travail de réorganisation et d’harmonisation de toutes les pages concernant l’aide à la recherche et nous avons communiqué ces nouvelles consignes de rédaction à tous les contributeurs.
Par rapport à ce qui nous manquait auparavant, l’autonomie dans la gestion et l’administration du portail est un point très important.
La communication directe et instantanée entre Mnesys Archives et le portail est également à mettre en avant. Aujourd’hui un instrument de recherche rédigé dans Mnesys Archives peut être immédiatement disponible en ligne avec un simple clic.
Enfin, nous avons la possibilité de valoriser nos fonds et nos différents services via les pages éditoriales. Par exemple l’action éducative, le prêt d’expositions itinérantes etc.
Depuis le début de l’année 2025, 8 nouveaux portails ont été mis en ligne.
Découvrez les derniers sites d’archives développés avec le logiciel Mnesys Expo.
« Naoned a été un partenaire précieux tout au long de ce processus d’informatisation du service Archives. La prise en main du logiciel s’est faite de manière fluide. Mnesys Archives s’est rapidement intégré dans mon quotidien d’archiviste, notamment grâce à la documentation fournie par Naoned. »
Archives du Territoire Vendômois