L’aide en ligne Mnesys : progresser en autonomie sur le logiciel
Expertise et analyse
Naoned a intégré à son système de gestion archivistique Mnesys Archives, une aide en ligne contextuelle et adaptée aux profils des utilisateurs.
Auparavant, c’était le manuel utilisateur, un PDF de 120 pages, qui décrivait essentiellement un pas à pas fonctionnel sans apporter d’exemples précis d’usages. Cet outil pédagogique s’est avéré fastidieux à mettre à jour à chaque montée de version du logiciel, et peu pratique pour les utilisateurs.
Une aide en ligne directement intégrée à Mnesys Archives a donc été développée en 2016, afin de faciliter la recherche des articles par les utilisateurs, mais aussi la mise à jour de l’aide par les équipes de Naoned.
Article issu de l’aide en ligne dans le module Classement
Une aide en ligne enrichie par les utilisateurs
Pour le lancement de cette aide en ligne, un premier lot d’articles a été rédigé sur l’ensemble des modules, correspondant aux retours d’une enquête de satisfaction envoyée à aux utilisateurs en janvier 2016.
Depuis, ce sont aujourd’hui plus de 500 articles contextualisés et illustrés de captures d’écran et de vidéos tutorielles, que l’on peut retrouver directement au sein du logiciel.
Ils sont régulièrement mis à jour par les consultants métier archivistes de Naoned, et au fur et à mesure des retours de nos utilisateurs.
De plus, si un utilisateur ne trouve pas de réponse à ses questions d’usage, il peut proposer la rédaction ou la correction d’un article par le biais d’un « ticket » envoyé via le centre d’aide de Naoned.
Sur les 500 articles rédigés depuis juin 2016, plus d’une trentaine sont issus de la contribution des utilisateurs.
Une aide sur-mesure
Au sein du logiciel Mnesys Archives, tous les utilisateurs ne possèdent pas les mêmes droits de lecture ou d’écriture. Or, l’aide en ligne est ouverte à tous les profils d’utilisateurs. En revanche, les contenus proposés s’adaptent en fonction du profil de l’utilisateur connecté (archiviste référent, producteur d’archives issu d’un autre service, administrateur du logiciel…).
Et parce que cette aide s’adapte également au contexte de navigation (le module sur lequel se trouve l’utilisateur), chacun accède aux articles correspondant à son usage précis de l’application.
Vous souhaitez plus d’information sur Mnesys Archives ?
« Chez Naoned, nous impliquons l’utilisateur dès les premières phases de conception. Nous observons son environnement de travail, recueillons ses besoins, et construisons ensemble des parcours fonctionnels que nous testons avec les utilisateurs »
Audrey, consultante fonctionnelle
Le numérique bouleverse le métier d’archiviste. Désormais, les compétences techniques sont indispensables pour maîtriser les logiciels de gestion et valoriser les archives. À travers cet article, nous explorons les enjeux de cette transformation numérique…et de la formation au numérique pour les archivistes.
