Outre le cahier des charges (lire l’article ici), vous allez devoir demander un budget pour ce projet. Mais à qui s’adresser, comment, quand ?
Forts de l’informatisation de plus de 150 services d’archives et de 15 ans d’expérience dans la réponse à des appels d’offres, nous vous dévoilons ici nos conseils et bonnes pratiques pour bien réussir votre demande de budget.
C’est le moment d’endosser la casquette de chef de projet et de partir à la rencontre des parties prenantes de votre organisation.
Pour que votre projet soit compris et soutenu par les décideurs finaux, vous devez les sensibiliser en amont de la phase de préparation du budget : leur faire comprendre les bénéfices de cette acquisition logiciel pour votre service certes mais aussi pour vos usagers et utilisateurs. (Lire le témoignage des Archives de Saint-Nazaire ici)
Dans la majorité des cas, les projets d’investissements informatiques sont portés par les Directions des services informatiques (DSI).
Le chef de projet ou responsable du service informatique inscrira votre projet d’acquisition dans le budget d’investissement annuel de sa direction.
Il prendra également en compte le coût de fonctionnement du logiciel pour les années à venir. Outre la partie financière, votre service informatique va également vous accompagner sur la partie technique et vous conseiller sur les services d’assistance et d’hébergement proposés par les éditeurs.
Vous pouvez également prendre contact avec d’autres fonctions au sein de votre établissement, qui seront des soutiens pour vous aider à porter votre projet et à le défendre auprès des décideurs finaux :
Pour les collectivités, c’est le cas par exemple des DGS, des élus à la culture, au patrimoine etc.
Pour les établissements privés ou semi publics, la direction générale peut être un soutien, la direction de la communication et du marketing également.
Il est donc crucial d’établir une relation de confiance avec toutes les parties prenantes, car ce sont elles qui porteront la voix de votre projet lors des échanges décisionnels des plus hautes instances de votre organisation.
2- Identifier les modalités d’achat avec le budget estimatif
[Calendrier courant : mai à septembre année N-1]
Vous devez maintenant vous renseigner sur l’enveloppe financière globale du projet.
Elle déterminera non seulement le montant nécessaire à allouer au projet, mais également la procédure d’achat nécessaire à cette acquisition.
Si votre organisation est une collectivité ou un établissement public, pensez d’ailleurs à bien vous renseigner sur les procédures d’achat courantes de votre organisation. Elle est déterminée par le coût de l’investissement.
Ne perdez pas votre temps et énergie à détailler tous les devis de tous les éditeurs du marché. Pour l’inscription au budget de l’année suivante, un estimatif suffira pour apprécier le montant du budget à demander. Vous aurez tout le temps après l’attribution de rencontrer les éditeurs, de faire des démonstrations plus détaillées…
Chez Naoned, nous avons l’habitude de vous transmettre à cette étape un “budget estimatif”. Vous y trouverez toutes les informations nécessaires pour compléter votre dossier de demande budgétaire.
Le montant estimatif de l’acquisition guidera votre service informatique et/ou votre service achat (service marché pour les collectivité) dans le choix de la procédure d’achat.
Comprendre la structure d’un budget d’informatisation
Lors de l’acquisition d’un logiciel, il faut identifier deux types de budget :
Le budget d’investissement, qui prend en compte l’investissement d’achat de la licence de la solution logicielle.
Il comprend :
Les licences et options des logiciels
Les prestations de mise à disposition (incluant installation, personnalisation, formation…)
Les prestations complémentaires éventuelles (reprise de données par exemple).
Ne négligez surtout pas l’importance de prévoir les prestations complémentaires dans votre demande de budget, notamment si vous avez des données à reprendre.
Le budget de fonctionnement, qui prévoit le coût du maintien en conditions opérationnelles de la solution.
Il comprend :
La prestation d’assistance et maintenance des logiciels
L’hébergement et l’exploitation de la solution (si vous ou votre direction informatique a choisi d’externaliser l’hébergement du logiciel)
Le dossier de demande de budget
[Calendrier courant : août à octobre année N-1]
Vous entrez maintenant dans la phase de rédaction de votre dossier de demande de budget.
Le dossier devra préciser les objectifs de votre projet, ses avantages, ainsi que l’enveloppe budgétaire nécessaire à la bonne réalisation du projet.
Le dossier doit laisser transparaître que vous connaissez votre sujet, que la demande est argumentée et le budget maîtrisé.
Les points clés de votre projet doivent être fortement mis en avant. Voici quelques exemples d’arguments que l’on retrouve le plus souvent pour des projets d’informatisation de services d’archives :
Efficacité, optimisation des tâches quotidiennes, gain de temps
Unifier les pratiques d’un service, conduite du changement (impulser des changements vertueux dans les habitudes des équipes)
Rationalisation des outils informatiques
Modernisation du service rendu aux usagers
Amélioration, simplification des relations avec les utilisateurs (usagers, grand public, collègues des services versants et producteurs, culture d’entreprise des nouveaux collaborateurs…)
Image de marque de l’organisation (valoriser les ressources patrimoniales, replacer le service des archives dans la politique culturelle de la ville…)
N’hésitez pas à ponctuer le dossier de verbatims et retour d’expérience de confrères (d’une même typologie d’organisation). Retrouvez par exemple ici tous les utilisateurs de logiciels Mnesys et ici leurs témoignages.
4- La décision
[Calendrier courant : décembre année N-1 ou printemps année N]
Après le vote du budget, et selon le fonctionnement de votre organisation, vous ne serez peut-être pas toujours prévenu des résultats de l’attribution budgétaire. Pensez à faire le suivi de la décision d’inscription de votre demande dans le budget.
Votre projet est validé ?
Félicitations ! Demandez à votre chef de projet informatique le montant effectivement alloué. Grâce à cette information précieuse, les discussions avec l’éditeur seront plus transparentes et il pourra vous aider à adapter son offre pour qu’elle corresponde à votre budget.
C’est le moment de demander à l’éditeur un devis complet et détaillé avant contractualisation. Si le seuil de votre budget dépasse les 40 000€HT, rapprochez vous de la plateforme d’achat public UGAP, ou demandez au service informatique de formaliser une procédure d’appel d’offres.
Votre projet est rejeté ?
N’abandonnez pas ! Vous avez fait la plus grande partie du chemin. Ce ne sera que plus facile l’an prochain. Organisez rapidement une rencontre avec le service informatique pour connaître les détails de cette décision. Demandez aussi à vos soutiens un retour informel pour mieux en comprendre les raisons.
Puis mettez à jour votre plan d’action en travaillant sur les points d’amélioration, mettez à jour le budget si nécessaire et faites une nouvelle demande pour l’année suivante.
Les facteurs clés de succès
Quelques conseils afin de mettre toutes les chances de votre côté :
Rencontrez les personnes clés pour votre projet le plus tôt possible. Impliquez-les le plus en amont possible, pour leur donner le temps de rassembler toutes les informations nécessaires à la prise de décision finale.
Sensibilisez à votre métier : invitez les parties prenantes à découvrir votre service. Ils pourront se rendre compte de votre environnement, de vos missions, de vos problématiques…
Rédigez une courte note explicative sur le projet qui pourra se transmettre facilement d’un responsable à un autre. Cela évitera de laisser quelqu’un de moins impliqué dans le projet le faire à votre place et risquer de ne pas maîtriser le discours.
Usez de mots clés qui portent et valorisent votre projet : modernité des outils, relation et services aux usagers, optimisation des gestes métier, professionnalisation de vos équipes, gain de temps …
Renseignez-vous sur les subventions. Il existe un certain nombre de subventions dont vous pouvez bénéficier (Ministère de la culture, la région, l’Europe etc…). Voir nos différents articles sur le sujet : exemple de Pontivy, article sur le CRTE, Ministère de la culture (traitement numérisation et valorisation d’archives), FEDER…
Ne montez pas une usine à gaz : à ce stade, votre objectif est de faire valider auprès de vos instances décisionnelles une enveloppe budgétaire pour votre projet. Une fois celle-ci acquise vous aurez tout le temps de peaufiner votre cahier des charges, d’échanger avec les éditeurs sur vos besoins et spécificités, négocier, faire des démos plus approfondies…
Vous avez des questions ? Vous souhaitez plus d’informations sur ce sujet ?
« Chez Naoned, nous impliquons l’utilisateur dès les premières phases de conception. Nous observons son environnement de travail, recueillons ses besoins, et construisons ensemble des parcours fonctionnels que nous testons avec les utilisateurs »
Audrey, consultante fonctionnelle
La 14ème édition des Journées Mnesys se tiendra à Lyon, les 4 et 5 juin 2025.
L’événement se tiendra à La Source, ancienne chapelle de la prison de Lyon rénovée il y a quelques années (à 100m de la gare Lyon Perrache).
Les équipes de Naoned vous ont concocté un beau programme !
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Le numérique bouleverse le métier d’archiviste. Désormais, les compétences techniques sont indispensables pour maîtriser les logiciels de gestion et valoriser les archives. À travers cet article, nous explorons les enjeux de cette transformation numérique…et de la formation au numérique pour les archivistes.
