Mise en ligne du portail des Archives du Doubs - Naoned

Mise en ligne du portail des Archives du Doubs

Nathalie Rogeaux, directrice des Archives départementales du Doubs, témoigne de son expérience suite à la mise en ligne du portail des Archives le 11 novembre 2020 et nous partage ses réflexions pour la réussite d’un  tel projet.

Des retours prometteurs

Avec la fin annoncée de Flash Player, les Archives du Doubs (client fidèle depuis les débuts de Naoned en 2007) ont fait le choix de faire confiance à Naoned en s’équipant du nouveau logiciel Mnesys Expo.

Depuis la mise en ligne, les retours du grand public sont très positifs : le portail est plus facile à utiliser, plus agréable et plus fonctionnel, la qualité du téléchargement des images a notamment été remarquée. Les internautes semblent contents et il y a peu d’appels pour de l’accompagnement, preuve que le site est intuitif et leur permet de se débrouiller seuls. 

Un bon début pour ce nouveau portail donc, malgré une attente très forte de la part de Nathalie Rogeaux et de son équipe pour l’amélioration de l’actuelle navigation par cadre de classement. 

La nouvelle fonctionnalité qui sera proposée dans la version 21.2 de Mnesys Expo permettra en effet de rendre visibles les descriptions des fonds dans tous les niveaux du cadre de classement et de descendre du cadre de classement jusqu’au plan de classement et même jusqu’à l’article final.

A noter qu’après quelques jours de latence, les liens ark du précédent portail ont bien été conservés, condition sine qua non pour la satisfaction des utilisateurs. 

Exemple de lien .ark conservé, issu du précédent portail

Un portail au service des internautes

La vision de Nathalie Rogeaux est claire : un portail de valorisation des archives doit en premier lieu rendre service et satisfaire les utilisateurs plus que donner à voir et attirer les curieux. Il est le prolongement de la salle de lecture.

Priorité a donc été donnée à l’accessibilité aux fonds. L’action culturelle et la valorisation des archives interviendront dans un second temps, lorsque la promesse sera tenue : l’internaute doit d’abord pouvoir trouver tout ce qu’il cherche. 

C’est dans cette optique que l’équipe des Archives du Doubs a mis en ligne non pas en priorité l’état civil, mais toutes les tables existant dans les fonds. En effet, cela permet au lecteur de réaliser en ligne la partie de sa recherche la plus chronophage et exigeante pour arriver aux Archives le mieux préparé possible, et améliorer l’efficacité de sa recherche en salle de lecture. 

Recensements de population, registres matricules, répertoires des notaires, tables des hypothèques, cartes postales… Un formulaire de recherche a été créé pour chacun des fonds numérisés  (via les formulaires de recherche ciblés proposés par Mnesys Expo).

Les Archives du Doubs ont déjà en ligne depuis longtemps la totalité de leurs inventaires, soit plusieurs milliers (dès l’acquisition de l’ancien portail Mnesys).

Méthode agile et ateliers utilisateurs

Trois cadres de l’équipe des Archives (la directrice elle-même, le directeur-adjoint, Aubin Leroy, et le chef du pôle traitement, Éric Froissart) sont responsables du projet et forment une équipe dédiée.

Les options de travail qu’ils ont définies ont été validées et mises en œuvre par tous les cadres du service puis testées par les autres agents des Archives, quels que soient leur poste, leur niveau de compréhension du sujet ou leur niveau de connaissance en informatique. C’est justement cette diversité qui était recherchée.

De plus, neuf internautes ont été invités à partager leur expérience avant la mise en ligne du site : chaque testeur avait une heure pour faire des recherches. Leur parcours de recherche a été étudié et a permis à l’équipe en charge du projet d’affiner le parcours utilisateur.

Autre avantage de cette pratique : le test a amené à des remarques sur l’ergonomie du site, informations ensuite remontées à Naoned pour contribuer à l’amélioration continue du logiciel. 

==> C’est le principe des méthodes agiles ou itératives qui ont fait leurs preuves dans la conduite de projet, méthodes mises en place notamment chez Naoned et plus généralement dans l’édition logicielle.

Conduite de projet

Nathalie Rogeaux a tenu à témoigner de l’importance de ne pas minimiser le travail en amont d’une mise en ligne, même dans le cas d’un simple changement de portail.

La période de mise à disposition du logiciel, mais surtout les quelques mois avant la mise en ligne (phase de “livraison” du logiciel), ont mobilisé énormément de temps et de ressources. 

Elle nous livre quelques exemples de chantiers mis en place en amont du lancement :

  • Le travail sur les données :

L’équipe des Archives a dû par exemple indexer par nom de lieux tous les inventaires qui allaient donner lieu à un formulaire de recherche ciblé : cadastre, état civil etc…

L’indexation leur a permis d’établir une liste fermée des communes du département, liste demandée depuis longtemps par les internautes.

Ils ont également retravaillé les données “dates” dans les archives notariales.

==> Ce travail d’indexation des données est indispensable si l’on souhaite optimiser la recherche ciblée, mais également l’utilisation du filtrage par facettes. En effet, dans Mnesys Expo, chaque facette est rattachée à une balise EAD. Le contenu des facettes est donc issu de vos inventaires et est contextuel (seul le contenu pertinent pour cette recherche apparaît).

  • Les photos :

Lydie Besançon, la photographe des AD25, a montré toute sa créativité et son intelligence graphique dans le choix des photos qui illustrent le portail et les formulaires de recherche.

Exemples d’utilisation des illustrations réalisées par une photographe professionnelle
  • Les formulaires de recherche ciblée :

Pour la rédaction des formulaires de recherche ciblée (le texte à gauche de chaque formulaire), chaque cadre était responsable d’un formulaire. Après rédaction, il le partageait à l’équipe projet et aux autres rédacteurs . Une fois validé, parfois après plusieurs allers-et-retours, le texte était finalement testé par les autres agents des Archives, puis proposé aux internautes pour les dernières modifications.

Exemple d’un formulaire de recherche ciblée : les tables décennales

Un grand merci à Nathalie Rogeaux pour sa disponibilité et sa confiance et un grand bravo à toute l’équipe des Archives du Doubs pour ce portail très réussi.

En savoir plus : 

Revue de presse :

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