Changer de logiciel : risque ou opportunité pour vos données
Témoignages et références
La reprise de données archivistiques est une étape primordiale dans un projet d’informatisation ou de réinformatisation d’un service d’archives. La principale crainte d’un service d’archives qui change de logiciel est la perte de données.
En 2017, la mairie d’Orvault (44) a décidé de confier à Naoned le remplacement du logiciel Alexandrie et la migration de ses données vers le logiciel Mnesys Archives.
Entretien avec Sandrine Grosbois, ex responsable du service gestion de l’information aux Archives municipales d’Orvault (44)
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« Mnesys Archives est un outil intéressant. Il est organisé pour suivre les préconisations du SIAF, les circulaires ou les procédures archivistiques le plus fidèlement possible. Ça m’a permis de professionnaliser encore plus ma mission, avec un outil métier spécialisé.«
Pouvez-vous nous présenter votre service et sa place au sein de la collectivité ?
Mon service s’appelle «Gestion de l’information».
Nous avons pour mission la gestion des archives municipales, mais aussi la gestion du courrier, de la revue de presse et les navettes inter-services. Il est placé au sein de la direction des finances et des affaires juridiques, qui n’est pas du tout une direction culturelle, mais plutôt une direction ressources administratives (finances, marchés, juridiques,…).
Quel était le contexte de votre projet ? Comment êtes-vous parvenus à envisager l’achat d’un nouveau logiciel de gestion d’archives?
Au sein du service Gestion de l’information, on avait un logiciel de GED qui s’appelle Alexandrie 6 et et dont l’objectif au départ était de gérer les abonnements, les achats d’ouvrages, etc. Puis on a acheté le module « Gestion des archives» et on est resté sous ce logiciel pendant une dizaine d’années.
L’éditeur du logiciel Alexandrie a fait évoluer son produit en version 7, nous l’avons acheté pour la documentation et le courrier mais pas pour le module « Archives». On a décidé de faire l’achat d’un logiciel métier plus élaboré en 2016.
Au début du projet, quels objectifs vous étiez-vous fixés quant à la phase de reprise de vos données : récupérer le maximum de données, améliorer la qualité des données, restructurer vos données… ?
Il y avait plusieurs choses.
Effectivement nous voulions récupérer un maximum de données présentes dans l’ancien logiciel de gestion d’archives.
On voulait, à l’occasion de cette migration, réfléchir à les structurer autrement pour qu’elles s’adaptent mieux à nos objectifs pour une meilleure responsabilité des archives.
Avec le logiciel Alexandrie 6, on a saisi les données au fur et à mesure en essayant de s’adapter au logiciel. Là, on voulait réfléchir d’abord à nos process et à nos actions en même temps qu’adapter un logiciel à nos besoins.
Donc, il y avait pour objectifs de reprendre un maximum de données mais également de les restructurer.
De quelle manière Naoned vous a aidé à atteindre ces objectifs ?
Clairement Naoned est arrivé avec une vision archivistique, spécialiste du métier, ce que nous en petite commune n’avons pas forcément, en tout cas en terme de moyens.
Naoned est arrivé avec un outil et des réflexions purement archivistiques qui m’ont permis de recadrer ce que je faisais déjà mais d’une autre manière.
Durant la phase d’analyse de données, pouvez-vous m’expliquer comment s’est passée votre collaboration avec Naoned ?
Ce sont des échanges, énormément de communication, du temps, de la présence. La proximité géographique a fait qu’on a réussi à se voir plusieurs demi-journées lors de séances en face-à-face.
Ca a vraiment été pour moi une mise en parallèle entre mes données (ce que j’avais et comment je m’en servais) et l’outil, la manière dont il pouvait reprendre ces données, comment on les appelle dans le logiciel et comment il fonctionne.
C’est un temps super important parce que je n’avais aucune connaissance du logiciel avant. Par contre, j’avais une très bonne connaissance de mes données, je savais exactement ce que je voulais en faire. Donc c’était important de pouvoir communiquer parce qu’on a vraiment chacun notre langage.
Du coup, on s’est aperçu à plusieurs reprises qu’on avait l’impression de parler de la même chose alors qu’on parlait de choses différentes.
Comment s’est passée la phase de recette une fois les données réinjectées dans Mnesys Archives ?
J’ai repris le dossier d’analyse et j’ai vérifié point par point. On a fait une séance ensemble et ensuite j’ai continué et complété cette validation de recette.
La phase de validation est compliquée parce qu’il y a toujours une peur d’avoir oublié quelque chose. En fait, on ne peut absolument pas tout vérifier, c’est impossible. On est obligé de faire des tests et des échantillonnages. C’est un moment qui n’est pas évident, il y a forcément des choses qu’on ne voit qu’après quelques temps d’utilisation.
Il est donc important d’être dans un contexte de confiance avec le prestataire, savoir qu’on peut revenir vers lui quelques jours, semaines ou mois après, qu’on soit conscient qu’on ne peut pas tout vérifier, tout valider.
C’est d’ailleurs ce qu’il s’est passé sur certaines choses où nous avons eu besoin de revenir dessus, et ça s’est très bien passé, il n’y a pas eu de souci.
Et aujourd’hui êtes-vous satisfaite de la qualité des données dans votre logiciel ? La transition avec Alexandrie s’est-elle bien passée ?
Je ne suis pas du tout retournée vers l’ancien outil. De toute façon cela a été assez simple : en décembre (4 mois plus tard) on a supprimé Alexandrie 6 parce qu’on a changé d’environnement et qu’on ne pouvait plus le maintenir.
En terme d’utilisation au quotidien je suis passée directement à Mnesys Archives.
Après, la prise en main du logiciel prend quelques mois. Quand j’avais des questions je suis passée directement par le service d’assistance et l’apprentissage a continué au fur et à mesure. Je n’ai pas eu blocage ou de retour en arrière.
L’accompagnement du service d’assistance et maintenance de Naoned ? Il est super important parce qu’on ne prend pas en main le logiciel pendant les trois mois de phase de recette. Donc les réponses de l’équipe d’assistance de Naoned ont été importantes. Et le fait que ça soit des archivistes au téléphone c’est vraiment bien.
Oui, oui, bien sûr. C’est un outil intéressant. Il est organisé pour suivre les préconisations du SIAF, les circulaires ou les procédures archivistiques le plus fidèlement possible.
Ça allait dans mon sens, ça m’a permis de professionnaliser encore plus ma mission, avec un outil métier spécialisé.
Mais c’est un outil de gestion des archives à adapter à la taille du service. Moi, par exemple, il y a plein de choses qui sont hypers intéressantes et dont je vois l’intérêt pour les grands services mais que je n’utilise pas parce que je suis la seule archiviste dans la commune. Mais ce n’est absolument pas un obstacle, bien au contraire, je sais que l’outil sera en mesure d’évoluer avec mon service si nous venions à nous développer ou si je trouve le temps de mettre en place de nouveaux process.
« Naoned a été un partenaire précieux tout au long de ce processus d’informatisation du service Archives. La prise en main du logiciel s’est faite de manière fluide. Mnesys Archives s’est rapidement intégré dans mon quotidien d’archiviste, notamment grâce à la documentation fournie par Naoned. »
Archives du Territoire Vendômois
Le prix a été décisif, nous avions un budget limité ! Et puis nous souhaitions un outil ergonomique, qui réponde à la fois aux usages des archivistes mais qui soit aussi simple d’utilisation pour des collègues moins avertis.
Sabine Ghys, Archives de Poitiers
Nous voulions récupérer un maximum de données présentes dans l’ancien SIA. Naoned est arrivé avec un outil, une vision et une réflexion archivistique, spécialiste du métier qui m’ont permis de recadrer ce que je faisais déjà mais d’une autre manière.
Archives municipales d’Orvault
Je trouve que c’est un plaisir de travailler sur Mnesys Archives car l’interface est très agréable et simple d’utilisation. C’est un super atout car, que ce soit ma collègue que j’ai formée au logiciel, ou que ce soient des stagiaires pendant l’été, je ne passe pas des heures à leur expliquer le fonctionnement.
Amélie Chaubeton, Archives de Colomiers
Le logiciel nous a permis d’améliorer notre base de connaissance interne à tous les niveaux, en ayant une base de connaissance unique, à jour, et qui permette à tout le monde de retrouver une information quelle qu’elle soit.
Archives départementales du Calvados
« Ce qui était important pour moi, c’était la saisie du récolement. Grâce au logiciel, j’arrive désormais à voir où en est le remplissage de mes tablettes, de mes épis, c’est pratique ! »
Archives de la région Nouvelle Aquitaine
« Naoned a été un partenaire précieux tout au long de ce processus d’informatisation du service Archives. La prise en main du logiciel s’est faite de manière fluide. Mnesys Archives s’est rapidement intégré dans mon quotidien d’archiviste, notamment grâce à la documentation fournie par Naoned. »
Archives du Territoire Vendômois
« On va pouvoir davantage transmettre les connaissances accumulées depuis de nombreuses années. Pour penser la ville de demain, il est important de connaître son histoire et ses racines »
Florian Riffet, chargé de la valorisation du patrimoine
