Portail des AD du Rhône et de la métropole de Lyon
Témoignages et références
Aujourd’hui nous vous partageons un retour d’expérience riche, celui de Isabelle Flattot, responsable de l’informatique documentaire aux Archives du département du Rhône et de la métropole de Lyon.
Les internautes disposent à présent d’un outil offrant tout un panel de propositions : images numérisées en accès direct depuis la page d’accueil, accès modernisé aux milliers d’inventaires, nouvelle visualisation, système de facettes pour mieux filtrer les résultats… Mais également, un contenu enrichi, illustré, valorisé et dynamique des activités proposées par les Archives : visites, ateliers, expositions, colloques et conférences ou encore supports pédagogiques. Et enfin, l’accès à des informations s’adressant à chaque public fréquentant les archives : lecteurs, services producteurs d’archives, étudiants ou simples curieux.
Fruit d’un travail d’équipe depuis plusieurs années, ce nouveau site Internet continuera à s’enrichir à l’avenir, avec pour ambition de toujours améliorer la mise à disposition de nos ressources et de développer la connaissance de nos fonds d’archives et de nos activités.”
Genèse du projet
Les archives du Rhône souhaitaient proposer un site plus moderne et plus complet (le précédent portail étant exclusivement basé sur la recherche), tout en conservant des fonctionnalités de recherche performantes.
Ils ressentaient également le besoin de valoriser leur métier et leurs archives en proposant de nombreux contenus éditoriaux et en présentant les activités culturelles du service.
En choisissant le logiciel Mnesys Expo, les archives du Rhône bénéficient donc des avancées technologiques proposées en matière de sites internet (responsive, accessibilité, performance…), d’une navigation facilitée pour leurs internautes, et d’une charte graphique plus conforme à l’image du service.
Retours utilisateurs et conduite au changement
Depuis la mise en ligne, les retours des utilisateurs sont nombreux. Pour la plupart très positifs, notamment autour de la qualité de la navigation, de la quantité et qualité de contenu mis à disposition, de la modernité et du graphisme.
Isabelle Flattot émet tout de même le constat qu’un certain nombre d’internautes sont perturbés par le changement de site internet et par la perte de leurs habitudes de recherche. La conduite du changement est un élément important à prendre en compte dans le cas d’un nouveau portail de recherche. La communication et la pédagogie sont alors indispensables pour manager ce changement. L’équipe des archives l’a bien compris puisque de nombreuses actions et échanges sont prévus avec leur public en 2021 afin de les accompagner, les aider à s’approprier l’outil et capitaliser sur les retours d’expériences.
Un travail collaboratif
Pour mener à bien ce projet de mise en ligne, une équipe de quatre personnes dédiée à l’informatique documentaire s’est organisée comme suit :
Un personne pour la création et mise en page dans Mnesys Expo (vignettes, formulaires de recherche…)
Trois archivistes pour la partie “recherche” = créer les formulaires, vérifier les instruments de recherche, faire les tests et reprendre les erreurs. L’un d’entre eux était spécialisé dans la recherche par cadre de classement quand les autres avaient en charge le travail sur les fonds numérisés et la recherche par mots clés.
Un travail considérable quand on sait que le site propose actuellement pas moins de quinze formulaires de recherche différents, dédiés aux fonds numérisés.
Les pages de contenus ont quant à elles été rédigées par l’ensemble des archivistes du service selon leurs attributions et spécialités. Les pages éditoriales contiennent toutes des liens vers les instruments de recherche afin de proposer une expérience complète aux internautes.
“La réussite de cette mise en ligne a été rendue possible grâce à un travail d’équipe superbe, avec une envie de faire le portail le plus réussi possible. Il y a eu une importante implication des équipes et un énorme travail débuté en février 2020 et qui s’est accéléré sur les derniers mois précédant la mise en ligne. Nous avons travaillé tous ensemble en communiquant énormément : chacun avait sa spécialité mais nous n’avons pas travaillé de manière cloisonnée” insiste Isabelle Flattot
A noter que le projet de mise en ligne a nécessité une importante reprise de données réalisée entre les mois de confinement, jusqu’à la mise en ligne en septembre dernier.
Tous les archivistes du service ont été mis à contribution pour harmoniser les titres des inventaires dans Mnesys Archives.
Un bel exemple de travail collaboratif pour mener à bien ce projet, et surtout dans les temps.
La prison de Montluc, utilisée par les allemands pendant la seconde guerre mondiale est un fonds spécifique au département du Rhône (3335W). Il comprend les fichiers des prisonniers de ce lieu pendant la guerre.
Collaboration étroite avec les équipes de Naoned
La phase de mise à disposition du logiciel (ou communément appelée phase de déploiement) s’est parfaitement déroulée grâce à une étroite collaboration et une facilité des échanges entre Naoned et l’équipe des archives en charge du projet.
La méthodologie de projet mise en place par le pôle Services de Naoned (qui répond à des standards et des normes de qualité de gestion de projet) offre confort de travail et assurance pour les équipes.
“C’est extrêmement agréable de travailler ainsi, de manière très fluide, lorsque l’on mène un projet comme celui-là” témoigne Isabelle Flattot, “ce ne sont pas tellement les embûches et les imprévus qui sont problématiques dans ce type de projet, c’est de rester dans le flou, de ne pas savoir le pourquoi, comment du souci rencontré… Or, avec Naoned nous avons toujours eu l’explication, le pourquoi des problèmes lorsqu’ils apparaissaient.”
Les projets à court et moyen termes
Le site étant maintenant en ligne et le plus gros du travail fait, les archives du département du Rhône et de la métropole de Lyon vont désormais s’attaquer à de nouveaux projets :
De nouveaux formulaires de recherches et de nouveaux fonds numérisés viendront compléter le site (notamment des plans du cadastre rénové)
Mettre plus en avant l’indexation collaborative
En amélioration continue, la publication constante de nouveaux instruments de recherche et de fonds numérisés au fur et à mesure des collectes.
En amélioration continue toujours, l’enrichissement des pages de contenus
La poursuite du “nettoyage” des données dans Mnesys Archives
Et à plus moyen terme : améliorer la valorisation des archives avec des contenus plus dynamiques pour aider à la recherche de façon plus interactive, enrichir la présentation des fonds, rendre la recherche moins abstraite (Exemples : tutoriels, expositions virtuelles etc…)
Fonds 3X – Assistance à l’enfance dans le Rhône, enfants trouvés et abandonnés. Tous les registres du 19ème siècle ont été numérisés.
Un grand merci à Isabelle Flattot pour sa disponibilité et un grand bravo à toute l’équipe des archives pour ce portail web riche en contenus et extrêmement réussi.
Les Archives du département du Rhône et de la métropole de Lyon bénéficient de l’offre Collaboration de Mnesys Expo (comprenant l’indexation collaborative).
« Naoned a été un partenaire précieux tout au long de ce processus d’informatisation du service Archives. La prise en main du logiciel s’est faite de manière fluide. Mnesys Archives s’est rapidement intégré dans mon quotidien d’archiviste, notamment grâce à la documentation fournie par Naoned. »
Archives du Territoire Vendômois
« On va pouvoir davantage transmettre les connaissances accumulées depuis de nombreuses années. Pour penser la ville de demain, il est important de connaître son histoire et ses racines »
Florian Riffet, chargé de la valorisation du patrimoine
