S’équiper d’un portail de valorisation des archives : retour d’expérience
Témoignages et références
S’équiper d’un portail de valorisation des archives est un projet important pour un service d’archives. Comment porter le projet en interne ? Comment faire si l’on est seul au sein du service ? Découvrez les conseils et le retour d’expérience de Jérome Lemesle, responsable du service des Archives municipales de Pontivy (56), dont le portail a été mis en ligne en mai 2023.
Comment le projet d’acquisition d’un portail a t’il émergé ?
Le projet de refonte du site Internet a été porté par le service des archives avec un fort soutien du service informatique. Cela faisait plusieurs années que nous évoquions l’intérêt de changer le portail avec nos élus. L’élément déclencheur a été l’abandon de Flash par les moteurs de recherche qui rendait impossible la lecture des documents en ligne. Le service des archives a assuré l’aspect technique du projet, et le service informatique l’aspect administratif, la recherche de subvention et le suivi financier.
Comment avez-vous géré au sein du service la conduite du changement ?
Ce projet a avant tout suscité un grand engouement. Le changement de portail était très attendu nous avions travaillé depuis longtemps sur l’architecture de celui-ci et savions ce que nous en attendions. Notre vision du projet était suffisamment claire pour limiter nos craintes.
Celle-ci nous a été attribuée car le projet de Portail archives n’était pas le seul à être porté. La subvention couvrait également l’acquisition d’un scanner et d’un logiciel pour le service patrimoine de la ville.
Comment avez-vous travaillé au sein de l’équipe pour préparer la mise en ligne ?
L’ensemble des opérations liées à l’organisation du Portail a été effectué en interne et a reposé en grande partie sur les épaules d’un seul agent (le service comprend deux agents).
L’architecture du site a été réalisée par un agent mais validée en commun par l’ensemble du personnel avant d’être soumise à l’approbation des élus.
Pour les recherches
Après avoir défini les sujets des 14 modes de recherches différents proposés sur le site Portail, une indexation spécifique aux recherches a été ajoutée aux instruments de recherches. Cette tâche assez longue a été réalisée par les deux agents du service.
La création des modules de recherche à été réalisée au même moment par l’un des deux agents du service.
Pour l’éditorial
Nous avions une « réserve » d’article près à être mis en ligne. Il ne restait qu’à les entrer dans le logiciel. Nous les avons organisés selon une structure qui nous paraissait pertinente.
Ce qui a pris le plus de temps c’est la mise en place d’une exposition en ligne. Les textes étaient déjà rédigés mais la réalisation des liens entre les différentes pages prend du temps.
Comment faites vous vivre le site au quotidien ?
Le site est régulièrement enrichi de nouveaux articles, documents et inventaires.
En général, des documents sont mis en ligne suite à des campagnes de numérisation et après classement du fonds. Cette mise en ligne peut s’accompagner d’un article mettant en lumière le fonds dans la partie éditoriale du site.
Des contenus éditoriaux sont édités régulièrement. Leur publication est prévue à l’avance dans un planning dédié à cet effet. Nous participons également à des manifestations en ligne qui peuvent amener à enrichir nos contenus éditoriaux (Museum Week, journée internationale des archives, Challenge AZ, …).
Quels sont vos points de satisfaction sur l’aboutissement du projet ?
L’un de nos besoins principaux dans ce projet était la mise en place de contenus éditoriaux qui permettraient aux internautes de trouver des informations fiables sur l’histoire de la ville. Ce point a été d’autant plus satisfait que la prise en main du logiciel est simple et accessible, même auprès des personnes qui ne sont pas à l’aise avec l’informatique.
Le logiciel Mnesys Expo nous a permis de renouer avec la mise en ligne d’éléments éditoriaux. Ceux-ci avaient été arrêté avec le changement de site de la mairie, il y a plusieurs années.
Quels sont vos projets pour la suite ?
Ils sont nombreux.
Nous allons continuer à mettre en ligne des documents et des articles mais nous prévoyons également la mise en ligne de nouvelles expositions virtuelles qui permettront d’enrichir notre offre.
Nous espérons ainsi pouvoir tenir un rythme d’au moins une exposition tous les deux ans.
Certaines actions se baseront sur l’actualité. Par exemple, pour 2024, avec les JO de Paris nous avons prévu une exposition en ligne et une série d’articles sur le sport.
Quel conseils donner à un service d’archives municipales qui souhaite s’équiper d’un portail de valorisation ?
Le logiciel est assez facile à prendre en main. Une fois compris quelques subtilités, il permet de réaliser de nombreuses choses.
Par ailleurs, l’équipe de Naoned est très à l’écoute et a toujours répondu rapidement à nos demandes. La réalisation d’un portail pour un petit service ne présente pas forcément beaucoup de difficulté. Pour rappel, nous ne sommes que deux dans notre service. Il faut avant tout savoir ce que l’on va y mettre. Pour s’aider, il est important de voir ce que les autres services d’archives ont réalisé et si l’on a des questions ne pas hésiter à demander des conseils à des confrères qui ont déjà travaillé sur de tels dossiers.
Afin que le projet avance bien, et que l’on y voit plus clair, il est important d’y réfléchir en amont, d’avoir des idées d’architectures possibles (pas nécessairement une seule), de contenus éditoriaux, de thématiques de recherches qui pourraient être plébiscitées des lecteurs… Plus ces éléments auront été définis à l’avance plus vous aurez une idée claire de ce que vous attendrez de votre portail.
Il faut être souple et savoir s’adapter car tout ce que l’on a imaginé ne s’adapte pas forcément tel quel dans l’outil.
Enfin, il est important d’associer le service informatique qui est un support essentiel pour ce type de projet.
Le site officiel Aides-Territoires répertorie les aides et accompagnements proposés aux collectivités. En matière numérique, le site recense notamment les prestations suivantes :
« Naoned a été un partenaire précieux tout au long de ce processus d’informatisation du service Archives. La prise en main du logiciel s’est faite de manière fluide. Mnesys Archives s’est rapidement intégré dans mon quotidien d’archiviste, notamment grâce à la documentation fournie par Naoned. »
Archives du Territoire Vendômois
« On va pouvoir davantage transmettre les connaissances accumulées depuis de nombreuses années. Pour penser la ville de demain, il est important de connaître son histoire et ses racines »
Florian Riffet, chargé de la valorisation du patrimoine
