Les archives de la ville de Poitiers existent depuis 1980.
Avant l’arrivée de Sabine Ghys à la tête du service en 2012, celui-ci n’était pas informatisé et le classement était réalisé uniquement à partir de fichiers papier.
« Il y avait un réel besoin de moderniser le service. Je suis arrivée comme responsable en 2012, dans un premier temps j’ai créé des tableaux excel et au bout d’une année on a réfléchi à la mise en place d’un logiciel de gestion des archives avec une reprise de données issues des fichiers excel« .
L’acquisition d’un logiciel de gestion part d’un premier besoin de modernisation du service, afin de centraliser les pratiques, remettre à plat les procédures et rendre le travail de chacun plus efficace et organisé.
Bénéfices apportés
Le choix du logiciel Mnesys Archives est lié à plusieurs facteurs déterminants.
Le logiciel présente, selon Sabrine Ghys, plusieurs avantages pour un service de petite taille récemment informatisé qui souhaite décloisonner son fonctionnement vis à vis des services producteurs. L’objectif du service est de déployer la solution à l’ensemble des « référents archives » à terme afin qu’ils puissent se connecter au logiciel et réaliser des versements.
« Le prix a été décisif, nous avions un budget limité ! Et puis nous souhaitions un outil ergonomique, qui réponde à la fois aux usages des archivistes mais qui soit aussi simple d’utilisation pour des collègues moins avertis« .
La phase de projet s’est déroulée sur trois mois avec une formation en deux temps.
Tout d’abord, une formation complète au logiciel pour l’administrateur du logiciel et le service informatique, puis une formation des agents du service d’archives aux modules Classement et Communication, particulièrement utilisés par les archivistes.
« Les formations étaient adaptées à nos pratiques, c’était très bien. Après, il est vrai qu’il faut pratiquer, cela dépend à quel niveau on se situe mais pour un usage classique, c’est un logiciel bien adapté. Le logiciel est une réelle avancée pour le service« .
Résultats obtenus
Le logiciel représente un réel apport pour la création et la gestion des instruments de recherche. Le lien entre documents numérisés et notices est une réelle avancée pour le service, notamment pour les archives anciennes. « Les champs et niveaux de description sont très aboutis, de même que l’indexation«
« Pour un service récemment informatisé, l’arrivée d’un logiciel de gestion est un bouleversement. Néanmoins, si la conduite au changement prend du temps, les collègues se rendent compte de l’intérêt réel d’avoir un logiciel pour centraliser les pratiques et mettre en place de réelles procédures. »
Le logiciel a permis de créer une homogénéité au sein des pratiques du service, mais aussi de moderniser l’image des archives auprès des autres services de la municipalité :
« Cela permet d’avoir un outil qui soit partagé et homogène, et nous pouvons tous travailler dessus sans se télescoper, c’est très agréable. C’est un outil vraiment complet qui peut être adapté à plusieurs situations : aussi bien à un gros service d’archives avec des gens formés et des demandes spécifiques qu’à un petit service comme le notre où nous ne sommes que quatre. La mise en place d’un logiciel donne une image beaucoup plus moderne des archives, d’autant plus que la plupart des services va vers la dématérialisation. Ouvrir le logiciel aux services versants permettra de rendre l’image de notre service plus moderne à leurs yeux. »
Le prix a été décisif, nous avions un budget limité ! Et puis nous souhaitions un outil ergonomique, qui réponde à la fois aux usages des archivistes mais qui soit aussi simple d’utilisation pour des collègues moins avertis.
Sabine Ghys, Archives de Poitiers
Nous voulions récupérer un maximum de données présentes dans l’ancien SIA. Naoned est arrivé avec un outil, une vision et une réflexion archivistique, spécialiste du métier qui m’ont permis de recadrer ce que je faisais déjà mais d’une autre manière.
Archives municipales d’Orvault
« Toute grande entreprise ou toute entreprise dotée d’une longue histoire et riche d’un certain patrimoine doit le traiter professionnellement pour le transmettre et le valoriser dans de bonnes conditions. Le meilleur moyen d’échapper au stop and go et au soupçon d’amateurisme est de s’équiper de solutions reconnues et dont la portabilité est assurée vers d’autres solutions pour en assurer une gestion dans le temps long. »
Roger Nougaret, responsable Archives et Histoire, BNP Paribas
Je trouve que c’est un plaisir de travailler sur Mnesys Archives car l’interface est très agréable et simple d’utilisation. C’est un super atout car, que ce soit ma collègue que j’ai formée au logiciel, ou que ce soient des stagiaires pendant l’été, je ne passe pas des heures à leur expliquer le fonctionnement.
Amélie Chaubeton, Archives de Colomiers
Le logiciel nous a permis d’améliorer notre base de connaissance interne à tous les niveaux, en ayant une base de connaissance unique, à jour, et qui permette à tout le monde de retrouver une information quelle qu’elle soit.
Archives départementales du Calvados
« Ce qui était important pour moi, c’était la saisie du récolement. Grâce au logiciel, j’arrive désormais à voir où en est le remplissage de mes tablettes, de mes épis, c’est pratique ! »
Archives de la région Nouvelle Aquitaine
« Naoned a été un partenaire précieux tout au long de ce processus d’informatisation du service Archives. La prise en main du logiciel s’est faite de manière fluide. Mnesys Archives s’est rapidement intégré dans mon quotidien d’archiviste, notamment grâce à la documentation fournie par Naoned. »
Archives du Territoire Vendômois
« On va pouvoir davantage transmettre les connaissances accumulées depuis de nombreuses années. Pour penser la ville de demain, il est important de connaître son histoire et ses racines »
Florian Riffet, chargé de la valorisation du patrimoine
