Archives régionales de la Nouvelle Aquitaine
En 2011, Martine Vintezout arrive au poste de responsable des archives de la région Limousin.
A son arrivée, aucune politique de gestion documentaire et d’archivage n’était mise en place. Sa mission principale était alors définie.
Néanmoins, implémenter une politique d’archivage à partir de simples outils bureautiques a été très vite laborieux pour l’archiviste qui ressent alors le besoin de se doter d’un logiciel de gestion d’archives pour appuyer sa mission et automatiser les différentes étapes d’archivage.
La dotation d’un logiciel de gestion des archives s’inscrit également dans un projet plus global de mise en œuvre d’un système d’archivage électronique avec lequel le système de gestion papier devra s’interfaçer, une fonctionnalité remplie par Mnesys Archives. « Le papier restant la priorité » précise Martine Vintezout.
« Je devais gérer le reliquat d’arriéré de classement, la gestion des locaux, le récolement réglementaire, l’état des lieux. Dans un premier temps, j’ai mis en place le récolement sur des tableaux excel. Petit à petit, au bout de 3 ans, nous nous sommes aperçus que cela ne pouvait plus durer. Avec l’appui du service informatique, nous avons demandé l’acquisition d’un logiciel de gestion d’archives afin de faciliter mes missions«
Martine Vintezout, alors responsable des archives de la région Limousin
Suite au choix de la solution Mnesys Archives, notre équipe d’experts techniques et d’archivistes s’est lancée dans le projet avec les équipes de la région Limousin. Une étape qui s’est très bien passée selon Martine Vintezout qui a pu bénéficier d’un accompagnement personnalisé.
« Fabien Chanson, en charge des formations à l’époque, était très disponible pour répondre à mes questions sur le logiciel« , témoigne Martine Vintezout.
La responsable des archives a ainsi pu reprendre son activité sur un logiciel lui permettant de centraliser l’ensemble de ses procédures mises en place et, en même temps, de renforcer celles-ci.
L’utilisation du logiciel par la région Limousin s’effectue essentiellement sur les modules Collecte, Classement et Conservation.
Le logiciel a véritablement permis à Martine Vintezout de l’accompagner dans sa mission en renforçant la gouvernance autour des archives et la politique d’archivage au sein du service : la collecte, le classement et le récolement se gèrent désormais uniquement dans Mnesys Archives.
« Ce qui était important pour moi, c’était la saisie du récolement. Grâce au logiciel, j’arrive désormais à voir où en est le remplissage de mes tablettes, de mes épis, c’est pratique ! «
Aujourd’hui, elle reste seule à utiliser le logiciel, mais compte bien sensibiliser les autres services à sa politique d’archivage.*
« Je continue à sensibiliser et à former l’ensemble du personnel aux bonnes pratiques de l’archivage, et ça, c’est essentiellement basé sur des rapports humains: il faut aller voir les gens, leur expliquer que c’est important et tout faire pour faciliter la tâche«
* Cette interview a été réalisée en 2015. Depuis le 1er janvier 2016, l’Aquitaine, le Limousin et le Poitou-Charentes sont réunis au sein d’une même collectivité, la région Nouvelle Aquitaine. Les Archives de la région Nouvelle Aquitaine sont réparties sur 3 sites : Bordeaux, Limoge et Poitiers. Les trois entités utilisent Mnesys Archives.
Illustration Storyset
Depuis le début de l’année 2025, 8 nouveaux portails ont été mis en ligne.
Découvrez les derniers sites d’archives développés avec le logiciel Mnesys Expo.
« Naoned a été un partenaire précieux tout au long de ce processus d’informatisation du service Archives. La prise en main du logiciel s’est faite de manière fluide. Mnesys Archives s’est rapidement intégré dans mon quotidien d’archiviste, notamment grâce à la documentation fournie par Naoned. »
Archives du Territoire Vendômois