Une fenêtre sur le monde : les Archives diplomatiques en ligne
Témoignages et références
Les Archives diplomatiques ont récemment mis en ligne leurs pages de recherche et de consultation des inventaires et des archives numérisées.
Le site, développé avec le logiciel Mnesys Expo et nommé “Inventaires et archives en ligne” donne accès aux prestigieux fonds d’archives et collections du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères, du XVIe siècle à nos jours.
Plus de 2 millions de documents numérisés, fruit des programmes de numérisation conduits par les Archives diplomatiques, peuvent être consultés gratuitement à distance, téléchargés, partagés…
Régine Mathern Mesnil, cheffe de pôle Collecte et fonds contemporain du centre des Archives diplomatiques de Nantes et responsable du projet revient sur les premières semaines de mise en ligne :
“Depuis l’ouverture en ligne, le public est au rendez-vous : près de 600 000 pages vues et plus de 535 000 téléchargements de fichiers en un mois, depuis une centaine de pays différents. Une vraie révolution dans nos pratiques quotidiennes et une vraie satisfaction de voir nos archives numérisées valorisées sur un site dédié !”
Régine Mathern Mesnil
Les Archives diplomatiques
Les Archives diplomatiques sont une entité dédiée à la préservation, la documentation et la mise à disposition du patrimoine historique relatif à la diplomatie française.
Ses inestimables collections témoignent des relations internationales, des accords, des traités et de l’évolution de la politique étrangère de la France.
Elles comprennent :
Les archives de l’administration centrale, des postes diplomatiques et consulaires, des services culturels et de coopération, des représentations de la France auprès des organisations internationales, des établissements placés sous l’autorité du ministère ;
Les archives privées et les papiers d’agents acquis par le ministère à différents titres, et les archives orales collectées auprès des personnalités ayant pris part à la politique étrangère de la France ;
Des archives des organismes internationaux remises à la France après la liquidation de ces organismes ;
Une partie des archives des administrations françaises des anciens territoires sous protectorat ou mandat ;
Les archives civiles des administrations françaises des anciennes zones d’occupation en Allemagne et en Autriche ;
Les archives du ministère de la Coopération après 1983 ;
Les originaux des engagements internationaux de la France
Le site en quelques chiffres :
4 000 fiches descriptives de fonds
2 700 inventaires
plus de 2 millions de vues d’archives
L’accès aux ressources
Le moteur de recherche permet d’accéder facilement au corpus d’inventaires indexés par les archivistes. Il est la clé d’accès aux quelque 110 kilomètres de documents consultables dans les centres des Archives diplomatiques de La Courneuve et de Nantes.
Conformément à la politique de mise en ligne de la direction des Archives, sont diffusés sur le site :
les notices descriptives de fonds,
les inventaires des séries d’archives closes depuis plus de 25 ans,
La recherche guidée (ou recherche ciblée), avec des formulaires d’interrogation qui donnent accès aux fonds conservés sur les deux sites (La Courneuve et Nantes) ;
La navigation dans le cadre de classement, qui permet d’appréhender la totalité des fonds disponibles aux Archives diplomatiques, quel que soit le site de conservation.
Les résultats de la recherche pointent sur les niveaux de description les plus précis et sur les documents textuels indexés.
Il est possible de naviguer au sein des notices et d’affiner très simplement la recherche grâce aux facettes (filtres).
Des pages d’aide à la recherche rédigées par les archivistes sont disponibles sur le site.
Grâce au protocole OAI-PMH, les ressources en ligne sont ouvertes au moissonnage, et notamment par FranceArchives, dont la direction des Archives est partenaire.
“Suite au 1er moissonnage, FranceArchives nous indique que nous figurons comme deuxième fournisseur d’instruments de recherche sur le portail : c’est une vraie fierté pour nous de goûter le résultat de nos travaux de mise en conformité des données, et surtout de savoir que le fruit de ce travail est désormais accessible aux internautes !”
Régine Mathern Mesnil
Pour les internautes
Pensé pour répondre aux besoins des chercheurs mais aussi de tous les usagers des archives diplomatiques, le portail donne la possibilité de créer un compte personnel pour sauvegarder ses recherches favorites et les documents consultés.
Il permet de préparer sereinement sa visite en salle de lecture.
Autre fonctionnalité proposée par Mnesys Expo, les internautes peuvent imprimer et partager leurs consultations aussi bien par mail que sur les réseaux sociaux.
L’enrichissement du site
L’enrichissement du site est continu, au fur et à mesure de l’avancée des travaux de classement et de numérisation.
Les ressources, inventaires et archives numérisées, sont mises en ligne après vérification de leur communicabilité au regard du Code du Patrimoine et de leur conformité au Règlement général sur la protection des données (RGPD).
“Nous avons mis en place un contrôle continu de qualité des nouvelles données importées dans Mnesys ; d’importants lots de numérisation restent aussi à intégrer et leur diffusion à vérifier. Par ailleurs, sur le volet applicatif lui-même, nous travaillons avec notre direction du numérique à l’amélioration voire à l’automatisation de certains process (imports et publications). L’ouverture en ligne du site n’est finalement pour nous qu’une étape, une étape importante et satisfaisante en tous points, certes, mais le projet n’est pas fini et nous attendons avec impatience les nouvelles versions de Mnesys Expo !”
« Naoned a été un partenaire précieux tout au long de ce processus d’informatisation du service Archives. La prise en main du logiciel s’est faite de manière fluide. Mnesys Archives s’est rapidement intégré dans mon quotidien d’archiviste, notamment grâce à la documentation fournie par Naoned. »
Archives du Territoire Vendômois
« On va pouvoir davantage transmettre les connaissances accumulées depuis de nombreuses années. Pour penser la ville de demain, il est important de connaître son histoire et ses racines »
Florian Riffet, chargé de la valorisation du patrimoine
