Archives départementales du Calvados (14)
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Comment unifier les pratiques au sein d’un service d’archives ?
Depuis les années 2000, les Archives départementales du Calvados utilisaient Gaia pour la gestion de leurs archives.
Un outil « fiable et robuste » pour Audrey Muttoni, alors responsable des archives électroniques, mais très peu utilisé par l’ensemble des utilisateurs.
« Sur l’ensemble des aspects du logiciel, mise à part la gestion des lecteurs et des communications, le reste des fonctionnalités était assez peu ou mal utilisé pour des raisons diverses et variées »
Audrey Muttoni, responsable des archives électroniques au AD14 en 2019
Les attentes des Archives départementales du Calvados en matière de logiciel de gestion se portent alors sur une solution ergonomique, simple d’utilisation et facile à prendre en main pour l’ensemble des utilisateurs du service.
En favorisant son utilisation, les Archives départementales souhaitent avant tout unifier les pratiques métier au sein du service d’archives.
Au critère d’ergonomie s’ajoute un besoin fort en terme d’archivage électronique, une problématique autour de laquelle le département du Calvados souhaitait considérablement avancer.
Afin d’optimiser le traitement des archives électroniques du département, une solution intégrée capable de gérer à la fois les archives papiers et électroniques était alors recommandée.
« Au début, l’idée était d’accueillir un système d’archivage électronique. Au cours de notre réflexion, nous nous sommes rendu compte qu’un SAE qui ne sache pas communiquer avec le système d’archivage papier, ce n’était pas une bonne solution. Or, Gaia ne proposait pas de solution d’archivage électronique interfaçable en 2010. Nous avons donc choisi de tout remettre à plat. Nous étions très demandeur au niveau de l’ergonomie ainsi que la communication entre les systèmes d’archivage électronique et d’archivage physique. Notre décision s’est alors portée sur le logiciel Mnesys Archives pour ces différentes raisons« .
Le projet a débuté par une étape de reprise des données issues du logiciel Gaia.
La cellule Gaia a facilement donné accès aux modalités d’export des données afin de procéder à cette reprise.
En tout ce sont plus de 800 000 cotes et 26 fichiers issus de Gaia qui ont été repris vers Mnesys Archives.
La prise en main du logiciel par l’ensemble des utilisateurs a été une étape importante dans le projet du service afin de garantir une pratique commune et des processus partagés et assurer ainsi la conduite au changement.
La formation s’est déroulée en deux temps : une formation dédiée aux administrateurs dans un premier temps, suivie d’une formation réalisée sur 3 semaines avec 40 utilisateurs par petits groupes en fonction des besoins et des connaissances.
« En ce qui concerne les formations à l’administration, celles-ci ont été très complètes, intéressantes, claires et simple à suivre pour les collègues qui ne sont pas à l’aise avec l’ordinateur. L’ensemble des formations a été très apprécié du service« .
Suite aux formations réalisées par Naoned, des ateliers mensuels ont été mis en place par le service afin de faciliter l’appropriation du logiciel :
En unifiant les pratiques archivistiques autour du logiciel, l’utilisation de Mnesys Archives a permis aux Archives départementales du Calvados de centraliser les informations au sein d’une base de connaissance commune.
« Le logiciel nous a permis d’améliorer notre base de connaissance interne à tous les niveaux, en ayant une base de connaissance unique, à jour, et qui permette à tout le monde de retrouver une information quelle qu’elle soit.«
L’outil a donc un rôle central dans l’amélioration des processus internes et contribue également à garantir la pérennisation de l’information.
« Mnesys représente pour nous un outil de gouvernance interne afin d’arriver facilement à trouver la bonne information, celle qui est valable, sans avoir à se reposer sur la mémoire des uns et des autres.«
Illustration Storyset
Depuis le début de l’année 2025, 8 nouveaux portails ont été mis en ligne.
Découvrez les derniers sites d’archives développés avec le logiciel Mnesys Expo.
« Naoned a été un partenaire précieux tout au long de ce processus d’informatisation du service Archives. La prise en main du logiciel s’est faite de manière fluide. Mnesys Archives s’est rapidement intégré dans mon quotidien d’archiviste, notamment grâce à la documentation fournie par Naoned. »
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