Méthodologie de mise à disposition de Mnesys Archives
Expertise et analyse
Témoignages et références
La mise à disposition est un moment clé dans les projets d’acquisitions d’un nouveau logiciel et c’est bien là tout l’enjeu d’une méthodologie de projet efficace.
Ce n’est pas une simple « livraison » du logiciel. Cette phase doit répondre à un certain nombre d’objectifs importants tels que la personnalisation du logiciel aux besoins du service, la montée en compétences des équipes techniques et métier, la prise en main du logiciel par des utilisateurs réguliers comme occasionnels etc.
Pourquoi une méthodologie de projet ?
L’expérience nous a montré que la mise à disposition entraine une conduite du changementimportante au sein des organisations, un suivi personnalisé et un accompagnement par Naoned sont donc essentiels.
« Naoned a été un partenaire précieux tout au long de ce processus d’informatisation du service Archives. Il a su s’adapter à notre calendrier et même se mettre en pause pendant les deux mois du déménagement de notre service.«
Caroline Guy, Archives intercommunales du Territoire Vendômois
Fort de ce constat, le pôle Services de Naoned propose une méthodologie de projet spécifique à chaque logiciel. Nous vous présentons ici la méthodologie de mise à disposition du système d’information archivistique Mnesys Archives.
L’objectif : Permettre aux utilisateurs une montée en compétence plus efficace et améliorer l’expérience du logiciel.
Toutes nos méthodologies de mise à disposition sont élaborées dans une démarche Qualité Projet (Plan d’assurance Qualité, traçabilité, compte-rendu, maîtrise de la planification, satisfaction client, amélioration continue etc.). Elles sont organisées comme un projet commun entre votre équipe et celle de Naoned.
De nombreux clients ont pu bénéficier de cette méthodologie. N’hésitez pas à contacter nos utilisateurs pour en savoir plus.
« Etant unique archiviste au sein de mon service, cet accompagnement permet de ne jamais se sentir seule ni abandonnée pendant le projet. »
Véronique Goulle, responsable des Archives municipales de Coutances.
La méthodologie de projet
Parmi toutes les phases prévues dans la phase de mise à disposition, deux méritent d’être mises en avant de façon détaillée :
Les phases de personnalisation du logiciel et de reprise de données sont des périodes denses pour vos services. L’accompagnement est découpé afin de vous laisser le temps de vous projeter au maximum sur la solution. Il nous permet ensuite d’adapter la formation initiale en fonction de vos besoins, de vos données et de votre usage du logiciel.
Avec l’expérience des confinements et la démocratisation du télétravail, un atelier technique en amont de la phase d’installation du logiciel sur les serveurs vous est proposé. Il nous permet d’aborder avec vous les possibilités de sécurisation des accès aux logiciel afin d’anticiper les besoins d’accès à distance. Ce qui n’était qu’un simple paramétrage est devenu un moment de questionnement important.
« Nous n’avons pas connu dans le passé de projets si bien cadrés »
Frédéric Poinet, chef de projet informatique de la Communauté de communes de Mellois en Poitou
Les COPILs
Des comités de pilotage (COPIL) jalonnent le parcours de mise à disposition afin d’adapter le planning et la méthodologie en fonction de vos besoins et d’éventuelles problématiques organisationnelles.
Ils permettent également aux autres parties prenantes du projet au sein de vos organisations (chefs de projets, référents administratifs et techniques…) de faire un point sur l’avancée du déploiement : les actions réalisées, en cours et à faire.
« En tant que DGA de la collectivité, j’ai pris le projet en cours de route. J’ai été rassurée par les différents COPILs, le suivi de projet très fin et l’anticipation de vos équipes. Il est rare que l’on trouve des prestataires aussi accompagnants, sans pour autant déresponsabiliser l’utilisateur »
Aurore PROD-HOMME, directrice générale adjointe de la Communauté de Communes Coutances Mer et Bocage
« L’accompagnement et la transparence tout au long du projet ont été appréciés. Naoned a su répondre aux besoins attendus. »
Frédéric Poinet, chef de projet informatique de la Communauté de communes de Mellois en Poitou
« Je me suis sentie très très accompagnée, jamais abandonnée malgré le fait que j’étais seule au sein de ma collectivité en charge du projet de mise à disposition. Tous les copils sont très utiles et témoignent de cet accompagnement. »
Vicky Jacquinot, responsable des Archives municipales de Saint-Cyprien.
Des services qui évoluent, grâce à nos utilisateurs !
Nous faisons évoluer régulièrement notre catalogue de services et nos méthodologies grâce à nos utilisateurs qui nous font part de points d’amélioration ou idées pour nous aider dans notre démarche d’amélioration continue.
Par exemple, suite à de nombreuses demandes et pour mieux les accompagner dans la conduite du changement en interne, Naoned propose depuis 2022 une formation spécifique dédiée aux correspondants archives (référents des services versant) pour leur utilisation du logiciel Mnesys Archives. Nos consultants leur apprennent à rédiger un bordereau de versement, un bordereau d’élimination, à faire des recherches et commandes d’archives etc.
Archivistes de la commune de Namur en formation sur le logiciel Mnesys Archives
Pour en savoir plus sur nos services, n’hésitez pas à visiter notre page dédiée à l’accompagnement.
Vous souhaitez connaître comment Naoned vous accompagne tout au long de votre projet d’acquisition ? Lisez cet article.
Notre équipe se tient à votre disposition si vous avez des questions.
« Chez Naoned, nous impliquons l’utilisateur dès les premières phases de conception. Nous observons son environnement de travail, recueillons ses besoins, et construisons ensemble des parcours fonctionnels que nous testons avec les utilisateurs »
Audrey, consultante fonctionnelle
« Naoned a été un partenaire précieux tout au long de ce processus d’informatisation du service Archives. La prise en main du logiciel s’est faite de manière fluide. Mnesys Archives s’est rapidement intégré dans mon quotidien d’archiviste, notamment grâce à la documentation fournie par Naoned. »
Archives du Territoire Vendômois
