Comment les archivistes chez Naoned analysent et reprennent vos données ?
Expertise et analyse
Une migration de vos données réussie est un facteur clé de succès pour votre projet !
Saisies depuis plus de 20 ans par des personnes différentes, dans de multiples outils (fichiers Excel, logiciel “maison”, base de données propriétaire …), leur récupération est primordiale pour assurer la continuité du service.
Nous vous proposons de télécharger notre fiche pratique sur la reprise de données pour en savoir plus :
Nous savons que vous attendez beaucoup de la reprise de vos données existantes. Qu’elles soient issues d’un précédent logiciel de gestion ou d’un tableur, nos consultants métier et ingénieurs système ont l’expertise nécessaire. En effet, depuis 2007, nos équipes ont réalisé plus d’une centaine de reprises de données, qu’elles soient issues de tableurs ou de logiciels tels que Gaïa, Avenio, Ligéo gestion, Thot, Arkhéïa etc.
Pour assurer une reprise de données de qualité, il est primordial d’avoir une collaboration étroite entre le service des archives et les archivistes de Naoned qui parlent le même langage archivistique.
« Lors de nos premiers échanges avec Naoned, nous avons évoqué la question de la reprise de données. Cette étape nous paraissait cruciale au vu du temps qui nous été imparti et du fait que l’équipe était constituée d’un seul agent.
Nous avons eu des échanges très réguliers concernant la phase de personnalisation du logiciel et la reprise de données. Naoned nous a présenté un plan de reprise qui incluait des vérifications régulières pour s’assurer de la bonne marche de ce processus.
Par ailleurs, Naoned nous a proposé de réaliser une phase test avec nos données avant la mise en œuvre complète du logiciel. Ce qui nous a permis d’avoir une première ébauche de notre futur logiciel et de vérifier que tout était opérationnel. Ils ont été très réactifs face à nos questions et interrogations.«
Caroline Guy, Archives intercommunales du Territoire Vendômois. Reprise de données par fichiers modèles
La pré-analyse : les fichiers peuvent-ils être repris tels quels ?
Avant d’entrer dans le vif du sujet, une étude rapide de l’existant va permettre à l’archiviste de Naoned de dresser la liste exhaustive des fichiers à reprendre et de comprendre la manière dont le service des archives les a utilisés.
Les consultants métier archivistes chez Naoned, nous expliquent :
“On s’assure que toutes les informations sont bien présentes. Exemple : un fichier historise les consultations en salle de lecture mais les cotes communiquées ne sont pas mentionnées, dans un autre fichier les liens entre les indexations et les notices sont absents, etc.
Dans le cas spécifique des fichiers XML où des balises contiennent des valeurs chiffrées, on demande une table de concordance pour comprendre la relation entre la valeur et la donnée intellectuelle.
Dans le cas d’un fichier tableur type Excel, on contrôle que chaque colonne dispose d’un intitulé précis (titre, cote, dates …)
On vérifie que les données sont saisies de manière unifiée. L’exemple des dates et des cotes est le plus parlant car il existe milles et une façon de les saisir : “75” pour 1975, “1980-90”, “sd-1995”, “[ca 1983-1991]”, 24W1-19bis, 12FI4, 8°5478 (utilisation de caractères spéciaux) … »
A partir de cette pré-analyse, l’archiviste de Naoned présente les modifications à apporter.
L’analyse : comment les fichiers seront-ils repris dans le nouveau logiciel ?
Une fois la pré-analyse réalisée, une analyse intellectuelle plus poussée va permettre à l’archiviste de Naoned d’établir plusieurs niveaux de reprises suivant les fichiers et les attentes du service des archives :
1. Faire correspondre les champs du fichier d’origine avec les champs de Mnesys Archives
Les champs du fichier d’origine (exemples)
Les champs adéquates dans Mnesys (exemples)
“Titre”
?
“Intitulé/Analyse
“Dates extrêmes”
?
“Période”
“Description”
?
“Présentation du contenu”
“Index lieu”
?
“Descripteur Lieux”
2. Répartir les données du fichier dans les différents modules fonctionnels de Mnesys Archives
Dans l’exemple d’un fichier de dossiers de personnels, nous allons récupérer plusieurs informations pour en créer d’autres :
3. Mettre en place des règles de traitement
Par exemple dans un fichier tableur type Excel, les champs contenus dans les colonnes “numéro de versement” et “série” seront fusionnés par Naoned pour créer des numéros de versement uniques.
La phase d’analyse fait l’objet de deux livrables ayant des visées différentes :
Un rapport complet d’analyse qui récapitule les fichiers à reprendre, les concordances réalisées et les règles de traitement à mettre en place. Ce rapport répond à un enjeu essentiel pour le service des archives : comprendre la façon dont ses données seront reprises dans Mnesys pour mieux se projeter.
Un cahier de recette qui liste des cas de tests à réaliser. Exemple : “est-ce que le champ ”Titre” de mon fichier initial dossiers_personnels_2009.xml est bien repris dans le champ “Intitulé/analyse” de Mnesys ?”. Il répond au deuxième enjeu pour le service des archives : s’assurer que les données livrées par Naoned sont conformes à ses attentes.
Durant les phases de pré-analyse et d’analyse des données, on comprend que l’échange entre personnes issues du même métier est la clé de la réussite.
Pour le service des archives, cette collaboration permet de faire comprendre la structuration des données et les pratiques du service.
Pour l’archiviste de Naoned, il s’agit d’une part, de partager son expérience de reprise de données dans d’autres services et d’autre part, la connaissance du logiciel en adéquation avec la réglementation archivistique.
« Chez Naoned, nous impliquons l’utilisateur dès les premières phases de conception. Nous observons son environnement de travail, recueillons ses besoins, et construisons ensemble des parcours fonctionnels que nous testons avec les utilisateurs »
Audrey, consultante fonctionnelle
Le numérique bouleverse le métier d’archiviste. Désormais, les compétences techniques sont indispensables pour maîtriser les logiciels de gestion et valoriser les archives. À travers cet article, nous explorons les enjeux de cette transformation numérique…et de la formation au numérique pour les archivistes.
